Upprisa kontóristans

Fólk er sífellt að leita leiða til vellíðunar og framfara í eigin lífi. Margir einblína ef til vill á að bæta sig í ræktinni en flestir eyða mestum tíma sínum í vinnunni og því er mikilvægt að geta bætt líf sitt á vinnustað.

Opin rými veita ekki alltaf þann vinnufrið sem leitað er að og áskoranirnar eru margar, símarnir pípa stöðugt í vinnu og heima. Útkoman úr þessu getur verið langvarandi álag og streita. Ekki er svo auðvelt að skipta um vinnu og enn erfiðara fyrir einstaklinginn að breyta vinnuumhverfinu en það er hægt að endurskoða hvernig hann hagar sér í þessu rými.

„Umræðan um vinnumál snýst oftar en ekki um nýjustu hugmyndafræðina frekar en grunn­atriðin eins og til dæmis hvernig maður eigi að haga sér í opnum vinnurýmum, eða hvernig hægt sé að halda betri fundi og jafnvel færri. Þarf að senda út tölvupóst klukkan níu á kvöldin?“ segir Steinar Þór Ólafsson, markaðsstjóri Skeljungs, sem hefur velt skrifstofumenningu rækilega fyrir sér og haldið fyrirlestra um málefnið. Hér eru það kontóristar sem eru til umfjöllunar, fólkið sem þarf að mæta á ótal fundi og svara enn fleiri tölvupóstum. Vinnurýmið er oftast opið þar sem starfsmaður á plani deilir tölvueyju með nokkrum öðrum eða situr í afskermuðum bási.

Staðreyndin er sú að nú geta margir unnið hvar sem er, svarað tölvupósti uppi í rúmi en á sama tíma er fólk fast í átta tíma vinnudagsskipulagi. Hvernig fer þetta saman?

„Það vinnur enginn í átta tíma á dag þó þú sért kannski átta tíma í vinnunni á dag,“ segir Steinar. „Það sést best á því að eiginlega öll dæmi þar sem farið hefur verið út í að stytta vinnudaginn hafa komið vel út. Skreppið dettur út og kannski teknir færri kaffitímar,“ segir hann og nefnir frægt dæmi Hugsmiðjunnar þar sem starfsfólk mætir níu og fer hálf fjögur, þannig að eftir stendur tími til að fara í ræktina eða búðina, sækja og skutla börnum. Þetta er lóð á fjölskylduvogina í leitinni að gullna jafnvæginu milli vinnu og einkalífs. „Enginn vinnur átta tíma á dag en samt erum við einhvern veginn alltaf í vinnunni.“

Hægja á hlutunum

Steinar fylgist vel með umræðu um vinnumál, ekki síst vestanhafs, en þar eru m.a. uppi hugmyndir um að það þurfi að hægja á hlutunum. Hingað til hefur það verið FOMO, „fear of missing out“, hræðslan við að missa af, sem hefur verið ráðandi. Nú er mögulega kominn tími fyrir JOMO að taka við, „joy of missing out“, gleðin yfir því að vera ekki með. „Það er allt í lagi að missa af einhverju; þú þarft ekki að vera með í öllu. Það sem þú þarft að vita kemur til þín.“

Steinar gefur sig ekki út fyrir að vera einhver sérfræðingur. „Ég er ekki með gráðu í atferlisfræði eða vinnusálfræði. Ég skoða hver eru flottustu fyrirtækin í ákveðnum geirum og hvernig verið er að reka þau. Hver er með flottustu samskiptastefnuna og hverjir eru framsæknastir í fjarvinnu? Og hvort við getum tileinkað okkur eitthvað af þessu.“

Það er hins vegar eftirspurn eftir skilaboðunum sem Steinar hefur fram að færa en hann segir það sem svo margir eru að hugsa. „Þetta er svo frábær málstaður að verja. Ég hef ekki enn þá hitt neinn sem segir – við þurfum að vinna lengur, vera á fleiri fundum og senda fleiri pósta á kvöldin. Ég hef ekki hitt þennan mann, ég held hann sé ekki til,“ segir hann.

Viðvera ekki sama og afköst

Viðvera í vinnu er ekki endilega það sama og afköst. „Það sem öll fyrirtæki eru frábær í að framleiða á skrifstofunni er truflun. Þetta er svo óáþreifanlegt, fólki finnst oft að ef þú ert ekki í húsi sértu ekki að vinna, en svo geturðu verið í húsi og verið truflaður allan daginn og nærð ekki fókus eða dýpt í það sem þú ert að gera,“ segir hann en mismunandi er eftir fyrirtækjum hversu auðvelt það er fyrir starfsfólk að sinna vinnu heiman frá sér.

„Ef þú treystir einhverjum til að vera í vinnu, jafnvel fara fyrir fjármagni og stýra verkefni upp á tugmilljónir, af hverju treystir þú honum ekki til að vinna heima hjá sér? Það er auðveldast að mæla hvað þú varst lengi á skrifstofunni frekar en að mæla hvað þú gerðir í vinnunni.“

„23 mínútur og 15 sekúndur er tíminn sem það tekur að ná fókus eftir truflun,“ segir hann en það er samkvæmt nýlegri rannsókn Háskólans í Kaliforníu í Irvine. „Það getur verið fundur eða bara kollegi sem dettur á borðið hjá þér og spyr – er ég að trufla?“ segir hann, en fundir eru eitt af því sem mögulega er hægt að hafa áhrif á.

Sérstakir fundadagar

„Það er fullt af fólki hér heima farið að grúppa fundi í staðinn fyrir að smyrja þeim yfir alla vikuna. Fimmtudagar og föstudagar eru þá bara fundadagar. Hina dagana er verið að sinna verkefnum sem þarf að vera að sinna. Að einhverju leyti skortir fólk þor til að vera þessi týpa.“

Steinar segir að þær rannsóknir sem hann hafi skoðað komi niður á sama hlutinn hvað varðar vinnuaðstæður. „Allir segja að það sem skipti þá mestu máli í vinnunni upp á að geta orðið meira úr verki sé næði. Ef maður er alveg hreinskilinn með þessi opnu vinnurými þá snýst þetta auðvitað um að það er ódýrara. Það er auðvelt að mæla kostnaðinn við glerskilrúm eða gifsplötur en það er miklu erfiðara að mæla framleiðnitapið af trufluninni,“ segir hann.

„Það er slæmt þegar fólk þarf að vera lengur í vinnunni, eftir fimm þegar það fær loksins vinnufrið, eða þarf að koma í vinnuna um helgar til að klára einhverjar skuldir,“ segir Steinar.

Það er einfölduð útgáfa að kenna rýminu um allar truflanir. „Það er rosalega auðvelt að segja að þetta sé allt vinnurýminu að kenna en rýmið er ekki neitt nema fólkið sem er í því. Þetta snýst allt um hvernig þú hagar þér í rýminu sem þú vinnur í.“

Bókasafnsreglan er góð

Lausnin gæti verið að setja umgengnisreglur. „Fyrirtæki ættu að móta sér umgengnisreglur,“ segir hann en dæmi um reglu gæti verið að allir símar verði að vera stillir á þögla hringingu.

„Svo hafa sumir vinnustaðir sett sér þá reglu að það eigi að haga sér í vinnurýminu eins og á bókasafni,“ segir Steinar, sem mælir með bókasafnsreglunni, en allir ættu að skilja hana.

„Fullkomna vinnurýmið er ekki til. Þetta hefur allt kosti og galla og hentar mismunandi eftir því hvernig vinnustaðirnir eru en það er búið að sanna að ákveðið hegðunarmynstur hentar betur en annað og það er að trufla minna. Það er auðveldara fyrir starfsfólkið ef það er til stefna frekar en að það sé einhver einn sem þurfi að vera fúli Skúli. Það er sjaldnast farið í stefnumótunarvinnu um hvernig við ætlum að láta okkur líða betur í vinnunni eða hvernig við ætlum að vinna betur saman.“

Til viðbótar við leitina að gullna jafnvæginu kemur pressan á að elska vinnuna. „Þetta er orðið baneitrað. Við erum farin að einkenna sjálfið okkar út frá vinnunni. Hver ég er sem manneskja fer eftir því hvað ég geri í vinnunni, eins og það sé það sem er merkilegast í mínu fari?“

Frasinn um að ef þú finnur ástríðuna og sinnir henni, þurfir þú aldrei að vinna dag í lífi þínu er vel þekktur. „Eins og það sé eitthvað glatað að vinna? Er ekki bara allt í lagi að fara í vinnuna og sinna henni og svo geturðu átt þér einhverja ástríðu og áhugamál fyrir utan vinnu?“ spyr Steinar.

Má vera bara vinna

Samkvæmt rannsókn Gallup í Bandaríkjunum tengir meirihluti fólks ekkert sérlega við starfið sitt. „Auðvitað eru einhverjir sem elska það sem þeir gera en fyrir flesta er vinna bara vinna,“ segir hann en samkvæmt nýrri rannsókn Deloitte vestra finna 20% fólks til köllunar gagnvart vinnunni. „Allir hinir eru bara í vinnunni,“ segir Steinar.

„Líka þessi misskilningur að ef þú finnur vinnu við eitthvað sem þú hefur ástríðu fyrir, sé það alltaf skemmtilegt. Þú getur verið í vinnu sem er ekki bara háar fimmur og hlátur en þér finnst þú vera að gera eitthvert gagn.“

Það er orðið einhvers konar altari sem fólk biður við, að vera alltaf í vinnunni, og fólk skilgreinir sig út frá stöðu. „Það að vera framkvæmdastjóri, það er ég. Eitraða Bónusspjallið byrjar á – er ekki brjálað að gera í vinnunni? Og endar á – svo verðum við að fara að hittast.“

Í þessu samhengi þýðir brjálað „gott og ef ekki, þá er eitthvað að“. Ef þú kemst á toppinn ertu flottastur en Steinari finnst kominn tími á að breyta þessu gildismati.

„Vinnan má vera athöfn sem þú notar til að borga reikninga og kaupa þér frítíma. Ég vil geta unnið minna og ég vil ekki þurfa að taka vinnuna með mér heim og besta leiðin til þess er að mér verði eitthvað úr verki. Hvað þarf ég þá að gera til að mér verði meira úr verki í vinnunni? Jú, ég þarf að fá meira næði og vera á færri fundum. Til að fá betra líf utan vinnunnar þarftu að vera skilvirkari í vinnunni.“

Baráttan við tölvupóstinn

Þegar fólk á von á vinnutengdum tölvupósti utan vinnutíma, sem það gæti þurft að takast á við, hefur það slæm áhrif á heilsu ekki aðeins starfsmannsins sem um ræðir heldur einnig á fjölskyldu hans. Það að eiga von á tölvupósti hefur áhrif á streitustig og kvíða sem hefur neikvæð áhrif á heilsu. Þetta kemur fram í rannsókn Williams Becker, prófessors við Pamplin-viðskiptaháskólann sem er hluti af Virginia Tech.

Mismunandi kröfur einkalífsins og vinnunnar takast á og koma starfsmanninum í klemmu, sem vekur upp kvíða og setur bæði vinnuna og einkalífið í hættu, að sögn Beckers. Það sem er áhugavert er að starfsfólkið þarf ekki að eyða neinum tíma í vinnu utan hefðbundins vinnutíma til að finna fyrir þessum áhrifum. Bara það að þurfa mögulega að vera til taks eykur álagið á starfsfólkinu og nánustu fjölskyldu. Rannsóknin leiðir enn fremur í ljós að sveigjanlegur vinnutími geti breyst í vinnu án nokkurra marka. Samkvæmt Becker geta samskiptastefnur innan fyrirtækja dregið úr streitu.

Það vakti mikla athygli þegar Árni Oddur Þórðarson, forstjóri Marels, sagði í viðtali við Fréttablaðið síðastliðið vor að hann hefði beðið stjórnendur fyrirtækisins um að senda ekki tölvupósta eftir klukkan tvö á föstudögum. „Þeim tölvupósti sem fólk sendir þá verður hvort sem er ekki leyst úr fyrr en á mánudegi, en getur truflað mikið samstarfsfólk þegar það á að einbeita sér að sjálfu sér og fjölskyldu,“ sagði hann.

Hvenær þarf að svara?

 

Steinar segir fá hérlend fyrirtæki hafa samskiptastefnu. Hvenær er eðlilegt að ég sendi tölvupóst og hvenær ekki? Hvenær er ætlast til þess að ég bregðist við? Þetta eru spurningar sem hann segir starfsmenn þurfa að vita svarið við. Aftur á móti skipti samskiptastefna litlu máli nema stjórnendur sjái til þess að henni sé framfylgt og sýni gott fordæmi.

„Dyggðin er fólgin í að þeim mun oftar sem þú skoðar tölvupóstinn og því styttri sem svartíminn er, þeim mun líklegra er að þú fáir klapp á bakið eða stöðuhækkun,“ segir hann að sé oft raunveruleikinn.

Lög í Frakklandi

Einhverjir kannast ef til vill við að hafa fengið póst frá samstarfsfélaga sem segir – heima með veikt barn en er við póstinn. „Ef þú ert heima með veikt barn, ertu þá ekki bara heima með veikt barn?“ spyr Steinar? „Fyrirtækið sem ég vinn hjá er 90 ára. Það að ég sé veikur heima í einn dag og svari ekki pósti þann daginn hefur bara engin áhrif á rekstur þessa fyrirtækis í stóru myndinni.“