Algeng mistök á fjarfundum

Dæmi um algeng mistök á fjarfundum mátti sjá í þættinum Vikan með Gísla Marteini á RÚV síðastliðinn föstudag. Gísli fékk til sín þrjá ráðherra í myndviðtal, þau Katrínu Jakobsdóttur forsætisráðherra, Bjarna Benediktsson fjármála- og efnahagsráðherra og Sigurð Inga Jóhannsson samgöngu- og sveitastjórnarráðherra.  Ráðherrarnir þrír birtust samtímis á skjánum og náðu hvert um sig að birta sýnishorn af því hvað ber að varast á fjarfundum.

Mistök Katrínar voru þau að hjá henni var of dimmt. Mistök Bjarna voru þau að aðeins helmingurinn af andlitinu hans sást í mynd því hann sat ekki rétt fyrir framan myndavélina. Hjá Bjarna var líka aðeins of dimmt enda gluggi fyrir aftan hann. Sigurður Ingi var með birtuna rétta en horfði ýmist upp í loftið, hreyfði sig, tók af sér gleraugun og fleira til viðbótar við að vera með truflun í bakgrunni (hesta).

Til að forðast algengustu mistökin á fjarfundum er ágætt að styðjast við myndbönd og við látum því nokkur skemmtileg fylgja hér með til leiðbeiningar.

Heimaskrifstofan

Í þessu myndbandi fer William Hanson yfir nokkur atriði sem gæta þarf sérstaklega að á heimaskrifstofum. Atriði sem þarf að gæta að sérstaklega eru:

1. Að tengingin sé góð

2. Að birtan sé góð

3. Að umhverfið sé látlaust. Mælt er með því að umhverfi heimaskrifstofunnar sé þannig að ekkert í bakgrunni hafi truflandi áhrif á aðra fundargesti

4. Að hljóðið sé gott þannig að aðrir fundargestir heyri vel það sem þú segir

5. Að sjónlínan við myndavélina sé rétt. Hér þarf að miða við að augun og myndavélin séu í sjónlínu

6. Gæludýrin eiga ekki að vera með á fundum

7. Vertu með athyglina á fundinum. Ekki vera til dæmis í símanum eða kíkja á eitthvað á netinu

8. Fatnaðurinn þarf að vera við hæfi.

Makinn, börnin, gæludýrin og fleira

Hér er mjög skemmtilegt myndband frá FastCompany sem sýnir hvaða atriði þarf að forðast þegar fólk er á fjarfundum heiman frá, án þess að vera með sérstaka heimaskrifstofu eða aðstöðu til að vera í næði.

Eins og sjá má í myndbandinu er mikilvægt að velja staðsetningu fundarins vel á heimilinu, áður en fundur hefst. Staðsetningin þarf ekki síst að vera góð með tilliti til birtu. Margir hafa til dæmis flaskað á því atriði að vera með glugga í bakgrunni.

 Til að forðast truflun eða neyðarlegar uppákomur þarf líka að undirbúa eða taka tillit til annarra fjölskyldumeðlima, s.s. maka, börn og gæludýr. 

Hér er líka bent á að á fjarfundum er ekki ætlast til þess að fólk sé að gera eitthvað annað á meðan.

Loks er fólk minnt á að slökkva á myndavélinni.

Fjarfundir geta orðið mjög neyðarlegir

Í þessu myndbandi er rækilega bent á það hvað getur gerst á fjarfundum ef fólk gleymir því að myndavélin er á. 

Því mikilvægt að slökkva á myndavélinni eða hafa hana úr sjónmáli, þegar samstarfsfélögunum er ekki ætlað að sjá eitthvað.