Bylting á skjalasöfnum Svanhildur Bogadóttir skrifar 9. júní 2021 14:31 Í dag halda skjalasöfn um allan heim upp á Alþjóðlega skjaladaginn. Þetta árið er þema hans „Empowering Archives“ eða Eflum skjalasöfnin, sem á vel við í dag þar sem skjalasöfnin eru ekki áberandi í umræðunni. Stundum vilja skjalasöfn og mikilvægi þeirra gleymast, en fyrir marga er það þannig, að þeir vita ekki af skjalasöfnum fyrr en á þeim þarf að halda. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum; lagalegum, fjárhagslegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem varða réttindamál einstaklinga. Skjalasöfnin varðveita mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti og varða réttindi þeirra. Meirihluti skjala um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Margar heimildir á söfnum tengjast tilteknum einstaklingum sérstaklega og getur þá aðgangur að þeim takmarkast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Opinber skjalasöfn á Íslandi eru Þjóðskjalasafn Íslands og tuttugu héraðsskjalasöfn en Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt þeirra. Skjalasöfnin standa nú frammi fyrir gríðarlegum áskorunum við að tryggja að stafrænar upplýsingar varðveitist til framtíðar. Til þess þurfa þau mannafla og aðföng. Nær öll stjórnsýsla er nú á stafrænu formi og það hefur miklar breytingar í för með sér. Stafræn stjórnsýsla er komin til að vera og skiptir miklu máli fyrir samfélagið í heild sinni. Stafræn skjöl varðveitast hins vegar ekki af sjálfu sér, heldur þarf að undirbúa varðveislu þeirra með mun skipulagðri hætti en pappírsskjöl. Gagnasöfn, hvort sem um er að ræða skjalavistunarkerfi eða hina ýmsu gagnagrunna, þurfa að styðja við stafræna varðveislu til framtíðar. Gríðarlega mikilvægt er að stjórnvöld vinni ítarlega stefnumörkun með opinberum skjalasöfnum um varðveislu stafrænna gagna til að tryggja tilvist þeirra og aðgengi um ókomna framtíð. Langtímavarðveisla stafrænna gagna og hvernig eigi að veita aðgang að þeim er órjúfanlegur hluti af stafrænni vegferð hins opinbera. Auka þarf vægi skjalasafna í þeim leiðum sem valdar eru til að fullnýta hagnýtingu upplýsingatækninnar. Í stafrænni vegferð er horft til straumlínulagaðri, einfaldari og skilvirkari reksturs en sem fyrr, þá munu mikill hluti þeirra gagna sem verða til enda í langtímavarðveislu á opinberum skjalasöfnum. Ef ekkert er að gert, tapast upplýsingar og það hefur örugglega þegar gerst. Upplýsingasvarthol er ekki eitthvað í vísindaskáldsögum eða í framtíðinni heldur blákaldur veruleiki í stafrænum heimi. Þjóðskjalasafn Íslands leiðir vegferðina á Íslandi og hefur tekið upp dönsku aðferðafræðina svokölluðu við langtímavarðveislu stafrænna gagna. Með stoð í lögum um opinber skjalasöfn hefur Þjóðskjalasafn sett reglur um hvernig ný kerfi skuli tilkynnt áður en þau eru tekin í notkun og um eðli sérstakra vörsluútgáfa sem skal skila opinberumskjalasöfnum. Einnig þarf að tilkynna kerfi sem þegar eru í notkun og taka ákvörðun hvort eigi að varðveita gögnin úr þeim og hvort mögulegt sé að gera það í vörsluútgáfu eða hvort þurfi að prenta þau út. Óheimilt er að eyða opinberum skjölum án skriflegrar heimildar þjóðskjalavarðar og skv. sérstökum reglum safnsins. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er stærsta héraðsskjalasafn Íslands en það tekur við skjölum frá öllu borgarkerfinu og frá öllum fyrirtækjum í meirihlutaeigu borgarinnar. Borgarskjalasafn hefur þegar hafið stafræna vegferð sína með móttöku tilkynninga um rafræn gagnasöfn borgarinnar. Þá hefur safnið gert samning við NEA (neaweb.dk) um að sinna ákveðnum verkþáttum við móttöku rafrænna vörsluútgáfna. Í framtíðinni þarf safnið fleiri starfsmenn og frekari aðföng til þess að geta haldið í við stafrænu umbreytinguna sem er í mikilli sókn hjá Reykjavíkurborg. Það verður að tryggja varðveislu upplýsinga úr kerfum um leið og þau eru tekin í notkun því þegar þau eru orðin úrelt þá getur það verið of seint. Borgarskjalasafn hefur síðastliðið ár unnið að því að kortleggja bæði eldri kerfi borgarinnar sem og núverandi kerfi. Í ágúst 2020 var formlega byrjað að taka við tilkynningum um kerfi sbr. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 877/2020) um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Nú þegar hefur verið tekið á móti 35 tilkynningum og afgreiddar hafa verið 10 tilkynningar. Von er á fyrstu stafrænu vörsluútgáfunni til varðveislu á Borgarskjalasafni haustið 2021 skv. reglum Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 100/2014) um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Opinber skjalasöfn á Íslandi búa við nýjan veruleika með þróun stafrænnar stjórnsýslu og eru mikilvægur hluti af henni. Gæta þarf þess að þau fylgi þróuninni með nauðsynlegu fjármagni og aðföngum. Með því er tryggt að stafræn gögn varðveitist í framtíðinni og séu aðgengileg komandi kynslóðum. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Söfn Mest lesið Líf eftir afplánun Eva Sóley Kristjánsdóttir Skoðun Þjónn, það er bakslag í beinasoðinu mínu Hlédís Maren Guðmundsdóttir Skoðun Fáni okkar allra Hörður Lárusson Skoðun Ég hef… Karólína Helga Símonardóttir Skoðun Séríslensk hávaxtastefna Sigurjón Þórðarson Skoðun Mér var sagt að þegja á meðan fréttatíminn var Haukur Brynjarsson Skoðun Leikur að lýðræðinu Ása Valdís Árnadóttir,Björn Kristinn Pálmarsson,Smári Bergmann Kolbeinsson Skoðun Þöggun, hroki og afneitun voru móttökur Samfylkingarinnar til okkar Elín A. Eyfjörð Ármannsdóttir Skoðun Forljót grá hús Hjalti Andrason Skoðun Allt fyrir Brussel og Nató, hitt reddast einhvern veginn Davíð Bergmann Skoðun Skoðun Skoðun Ákall til stjórnvalda - Ekki skattleggja útivist og áhugamál enn frekar Arnar Þór Hafsteinsson skrifar Skoðun Mér var sagt að þegja á meðan fréttatíminn var Haukur Brynjarsson skrifar Skoðun Allt fyrir Brussel og Nató, hitt reddast einhvern veginn Davíð Bergmann skrifar Skoðun Forljót grá hús Hjalti Andrason skrifar Skoðun Líf eftir afplánun Eva Sóley Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Fáni okkar allra Hörður Lárusson skrifar Skoðun Séríslensk hávaxtastefna Sigurjón Þórðarson skrifar Skoðun Leikur að lýðræðinu Ása Valdís Árnadóttir,Björn Kristinn Pálmarsson,Smári Bergmann Kolbeinsson skrifar Skoðun Ég hef… Karólína Helga Símonardóttir skrifar Skoðun Vísindin geta læknað krabbamein en ekki grænmetissafar og kaffistólpípur Dögg Guðmundsdóttir,Guðrún Nanna Egilsdóttir,Vilborg Kolbrún Vilmundardóttir skrifar Skoðun Þöggun, hroki og afneitun voru móttökur Samfylkingarinnar til okkar Elín A. Eyfjörð Ármannsdóttir skrifar Skoðun Er yfirvöldum alveg sama um fólk á bifhjólum? Njáll Gunnlaugsson skrifar Skoðun Ekki mamman í hópnum - leiðtoginn í hópnum Katrín Ásta Sigurjónsdóttir skrifar Skoðun Rannsóknarnefnd styrjalda Gunnar Einarsson skrifar Skoðun Börn eiga ekki heima í fangelsi Tótla I. Sæmundsdóttir skrifar Skoðun Aðförin að einkabílnum eða bara meira frelsi? Kristín Hrefna Halldórsdóttir skrifar Skoðun Kvöld sem er ekki bara fyrir börnin Alicja Lei skrifar Skoðun Verkakonur samtímans – og nýtt skeið í kvennabaráttu! Guðrún Margrét Guðmundsdóttir,Aleksandra Leonardsdóttir skrifar Skoðun Málið er dautt (A Modest Proposal) skrifar Skoðun Femínísk utanríkisstefna: aukin samstaða og aðgerðir Guillaume Bazard skrifar Skoðun Hagsmunir flugrekstrar á Íslandi eru miklir Jóhannes Bjarni Guðmundsson skrifar Skoðun Þjónn, það er bakslag í beinasoðinu mínu Hlédís Maren Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Samhljómur á meðal ÍSÍ og Íslandsspila um endursköpun spilaumhverfisins Ingvar Örn Ingvarsson skrifar Skoðun Kvennabarátta á tímum bakslags Tatjana Latinovic skrifar Skoðun Líttupp - ertu að missa af einhverju? Skúli Bragi Geirdal skrifar Skoðun Betri hellir, stærri kylfur? Ingvar Þóroddsson skrifar Skoðun Er loftslagskvíðinn horfinn? Sonja Huld Guðjónsdóttir skrifar Skoðun Okur fákeppni og ofurvextir halda uppi verðbólgu Þorsteinn Sæmundsson skrifar Skoðun Óverjandi framkoma við fyrirtæki Ólafur Stephensen skrifar Skoðun Viljum við læra af sögunni eða endurtaka hana? Arndís Anna Kristínardóttir Gunnarsdóttir skrifar Sjá meira
Í dag halda skjalasöfn um allan heim upp á Alþjóðlega skjaladaginn. Þetta árið er þema hans „Empowering Archives“ eða Eflum skjalasöfnin, sem á vel við í dag þar sem skjalasöfnin eru ekki áberandi í umræðunni. Stundum vilja skjalasöfn og mikilvægi þeirra gleymast, en fyrir marga er það þannig, að þeir vita ekki af skjalasöfnum fyrr en á þeim þarf að halda. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum; lagalegum, fjárhagslegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem varða réttindamál einstaklinga. Skjalasöfnin varðveita mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti og varða réttindi þeirra. Meirihluti skjala um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Margar heimildir á söfnum tengjast tilteknum einstaklingum sérstaklega og getur þá aðgangur að þeim takmarkast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Opinber skjalasöfn á Íslandi eru Þjóðskjalasafn Íslands og tuttugu héraðsskjalasöfn en Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt þeirra. Skjalasöfnin standa nú frammi fyrir gríðarlegum áskorunum við að tryggja að stafrænar upplýsingar varðveitist til framtíðar. Til þess þurfa þau mannafla og aðföng. Nær öll stjórnsýsla er nú á stafrænu formi og það hefur miklar breytingar í för með sér. Stafræn stjórnsýsla er komin til að vera og skiptir miklu máli fyrir samfélagið í heild sinni. Stafræn skjöl varðveitast hins vegar ekki af sjálfu sér, heldur þarf að undirbúa varðveislu þeirra með mun skipulagðri hætti en pappírsskjöl. Gagnasöfn, hvort sem um er að ræða skjalavistunarkerfi eða hina ýmsu gagnagrunna, þurfa að styðja við stafræna varðveislu til framtíðar. Gríðarlega mikilvægt er að stjórnvöld vinni ítarlega stefnumörkun með opinberum skjalasöfnum um varðveislu stafrænna gagna til að tryggja tilvist þeirra og aðgengi um ókomna framtíð. Langtímavarðveisla stafrænna gagna og hvernig eigi að veita aðgang að þeim er órjúfanlegur hluti af stafrænni vegferð hins opinbera. Auka þarf vægi skjalasafna í þeim leiðum sem valdar eru til að fullnýta hagnýtingu upplýsingatækninnar. Í stafrænni vegferð er horft til straumlínulagaðri, einfaldari og skilvirkari reksturs en sem fyrr, þá munu mikill hluti þeirra gagna sem verða til enda í langtímavarðveislu á opinberum skjalasöfnum. Ef ekkert er að gert, tapast upplýsingar og það hefur örugglega þegar gerst. Upplýsingasvarthol er ekki eitthvað í vísindaskáldsögum eða í framtíðinni heldur blákaldur veruleiki í stafrænum heimi. Þjóðskjalasafn Íslands leiðir vegferðina á Íslandi og hefur tekið upp dönsku aðferðafræðina svokölluðu við langtímavarðveislu stafrænna gagna. Með stoð í lögum um opinber skjalasöfn hefur Þjóðskjalasafn sett reglur um hvernig ný kerfi skuli tilkynnt áður en þau eru tekin í notkun og um eðli sérstakra vörsluútgáfa sem skal skila opinberumskjalasöfnum. Einnig þarf að tilkynna kerfi sem þegar eru í notkun og taka ákvörðun hvort eigi að varðveita gögnin úr þeim og hvort mögulegt sé að gera það í vörsluútgáfu eða hvort þurfi að prenta þau út. Óheimilt er að eyða opinberum skjölum án skriflegrar heimildar þjóðskjalavarðar og skv. sérstökum reglum safnsins. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er stærsta héraðsskjalasafn Íslands en það tekur við skjölum frá öllu borgarkerfinu og frá öllum fyrirtækjum í meirihlutaeigu borgarinnar. Borgarskjalasafn hefur þegar hafið stafræna vegferð sína með móttöku tilkynninga um rafræn gagnasöfn borgarinnar. Þá hefur safnið gert samning við NEA (neaweb.dk) um að sinna ákveðnum verkþáttum við móttöku rafrænna vörsluútgáfna. Í framtíðinni þarf safnið fleiri starfsmenn og frekari aðföng til þess að geta haldið í við stafrænu umbreytinguna sem er í mikilli sókn hjá Reykjavíkurborg. Það verður að tryggja varðveislu upplýsinga úr kerfum um leið og þau eru tekin í notkun því þegar þau eru orðin úrelt þá getur það verið of seint. Borgarskjalasafn hefur síðastliðið ár unnið að því að kortleggja bæði eldri kerfi borgarinnar sem og núverandi kerfi. Í ágúst 2020 var formlega byrjað að taka við tilkynningum um kerfi sbr. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 877/2020) um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Nú þegar hefur verið tekið á móti 35 tilkynningum og afgreiddar hafa verið 10 tilkynningar. Von er á fyrstu stafrænu vörsluútgáfunni til varðveislu á Borgarskjalasafni haustið 2021 skv. reglum Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 100/2014) um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Opinber skjalasöfn á Íslandi búa við nýjan veruleika með þróun stafrænnar stjórnsýslu og eru mikilvægur hluti af henni. Gæta þarf þess að þau fylgi þróuninni með nauðsynlegu fjármagni og aðföngum. Með því er tryggt að stafræn gögn varðveitist í framtíðinni og séu aðgengileg komandi kynslóðum. Höfundur er borgarskjalavörður.
Leikur að lýðræðinu Ása Valdís Árnadóttir,Björn Kristinn Pálmarsson,Smári Bergmann Kolbeinsson Skoðun
Þöggun, hroki og afneitun voru móttökur Samfylkingarinnar til okkar Elín A. Eyfjörð Ármannsdóttir Skoðun
Skoðun Ákall til stjórnvalda - Ekki skattleggja útivist og áhugamál enn frekar Arnar Þór Hafsteinsson skrifar
Skoðun Leikur að lýðræðinu Ása Valdís Árnadóttir,Björn Kristinn Pálmarsson,Smári Bergmann Kolbeinsson skrifar
Skoðun Vísindin geta læknað krabbamein en ekki grænmetissafar og kaffistólpípur Dögg Guðmundsdóttir,Guðrún Nanna Egilsdóttir,Vilborg Kolbrún Vilmundardóttir skrifar
Skoðun Þöggun, hroki og afneitun voru móttökur Samfylkingarinnar til okkar Elín A. Eyfjörð Ármannsdóttir skrifar
Skoðun Verkakonur samtímans – og nýtt skeið í kvennabaráttu! Guðrún Margrét Guðmundsdóttir,Aleksandra Leonardsdóttir skrifar
Skoðun Samhljómur á meðal ÍSÍ og Íslandsspila um endursköpun spilaumhverfisins Ingvar Örn Ingvarsson skrifar
Skoðun Viljum við læra af sögunni eða endurtaka hana? Arndís Anna Kristínardóttir Gunnarsdóttir skrifar
Leikur að lýðræðinu Ása Valdís Árnadóttir,Björn Kristinn Pálmarsson,Smári Bergmann Kolbeinsson Skoðun
Þöggun, hroki og afneitun voru móttökur Samfylkingarinnar til okkar Elín A. Eyfjörð Ármannsdóttir Skoðun