Um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu ríkisins Lovísa Arnardóttir skrifar 10. desember 2024 10:51 Myndin er tekin á Þjóðskjalasafninu sem er einn þeirra fjórtán aðila sem er með fyrirmyndar skjalavörslu. Þjóðskjalasafnið Í dag eru um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins, þau voru 106.000 árið 2021. Umfangið hefur minnkað um 42 prósent. Helstu niðurstöður nýrrar eftirlitskönnunarinnar Þjóðskjalasafnsins eru að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari áfram batnandi. Í fyrsta skipti mælist fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem væri skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma. Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Vaktin: Eldgos hafið nærri Grindavík Innlent Vefmyndavél Vísis á Reykjanesskaganum Innlent Þreyttur á áreiti og selur Tesluna fyrir slikk Innlent „Haugalygi að ég hafi ógnað einhverjum með byssu“ Innlent Neituðu að rýma: „Við viljum fá að vera í friði“ Innlent Ekið á gangandi vegfaranda Innlent Beindi byssunni yfir höfuð björgunarsveitarmanns Innlent „Það munaði minnstu að þeir dræpu mig“ Innlent Grindvíkingur ógnaði björgunarsveitarfólki með skotvopni Innlent „Þessi staður er ákaflega óheppilegur“ Innlent Fleiri fréttir Bann gegn einkaþotum og þyrlum samþykkt Sækja um leyfi fyrir Kvíslatunguvirkjun Annasamur sólarhringur hjá björgunarsveit Patreksfjarðar Gosið í dag bara smá leki úr kvikuganginum „Það munaði minnstu að þeir dræpu mig“ „Er líf okkar ekki jafn mikils virði og þeirra í Reykjavík?“ Hafnar ásökunum um byssuat og uppgefnir íbúar undir Steinafjalli „Haugalygi að ég hafi ógnað einhverjum með byssu“ Fordæmir atvikið í Grindavík Fara fram á að Mangione fái dauðarefsinguna Ekið á gangandi vegfaranda Beindi byssunni yfir höfuð björgunarsveitarmanns Neituðu að rýma: „Við viljum fá að vera í friði“ „Þessi staður er ákaflega óheppilegur“ Beita öllum brögðum til að minnka tjón ef hraunið nær bænum Grindvíkingur ógnaði björgunarsveitarfólki með skotvopni „Minni kraftur í þessu samanborið við fyrri gos“ Myndir: Eldgos ógnar Grindavík Snýst allt um að tryggja öryggi fólks Gos við bæjarmörkin: Aukafréttatími í hádeginu Ein af dekkstu sviðsmyndunum að raungerast Björgunarsveitarfólki ógnað við rýmingu Eldgosið séð úr lofti Vonast til að hefja störf í Grindavík strax á morgun Sterkari merki en fyrir síðustu eldgos Bein útsending: Ræða skýrslu fjármálastöðugleikanefndar Gestir vaktir og Bláa lónið rýmt í snatri Vaktin: Eldgos hafið nærri Grindavík Þreyttur á áreiti og selur Tesluna fyrir slikk Samþykki annarra verði ekki lengur skilyrði fyrir hunda- og kattahaldi Sjá meira
Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma.
Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Vaktin: Eldgos hafið nærri Grindavík Innlent Vefmyndavél Vísis á Reykjanesskaganum Innlent Þreyttur á áreiti og selur Tesluna fyrir slikk Innlent „Haugalygi að ég hafi ógnað einhverjum með byssu“ Innlent Neituðu að rýma: „Við viljum fá að vera í friði“ Innlent Ekið á gangandi vegfaranda Innlent Beindi byssunni yfir höfuð björgunarsveitarmanns Innlent „Það munaði minnstu að þeir dræpu mig“ Innlent Grindvíkingur ógnaði björgunarsveitarfólki með skotvopni Innlent „Þessi staður er ákaflega óheppilegur“ Innlent Fleiri fréttir Bann gegn einkaþotum og þyrlum samþykkt Sækja um leyfi fyrir Kvíslatunguvirkjun Annasamur sólarhringur hjá björgunarsveit Patreksfjarðar Gosið í dag bara smá leki úr kvikuganginum „Það munaði minnstu að þeir dræpu mig“ „Er líf okkar ekki jafn mikils virði og þeirra í Reykjavík?“ Hafnar ásökunum um byssuat og uppgefnir íbúar undir Steinafjalli „Haugalygi að ég hafi ógnað einhverjum með byssu“ Fordæmir atvikið í Grindavík Fara fram á að Mangione fái dauðarefsinguna Ekið á gangandi vegfaranda Beindi byssunni yfir höfuð björgunarsveitarmanns Neituðu að rýma: „Við viljum fá að vera í friði“ „Þessi staður er ákaflega óheppilegur“ Beita öllum brögðum til að minnka tjón ef hraunið nær bænum Grindvíkingur ógnaði björgunarsveitarfólki með skotvopni „Minni kraftur í þessu samanborið við fyrri gos“ Myndir: Eldgos ógnar Grindavík Snýst allt um að tryggja öryggi fólks Gos við bæjarmörkin: Aukafréttatími í hádeginu Ein af dekkstu sviðsmyndunum að raungerast Björgunarsveitarfólki ógnað við rýmingu Eldgosið séð úr lofti Vonast til að hefja störf í Grindavík strax á morgun Sterkari merki en fyrir síðustu eldgos Bein útsending: Ræða skýrslu fjármálastöðugleikanefndar Gestir vaktir og Bláa lónið rýmt í snatri Vaktin: Eldgos hafið nærri Grindavík Þreyttur á áreiti og selur Tesluna fyrir slikk Samþykki annarra verði ekki lengur skilyrði fyrir hunda- og kattahaldi Sjá meira
Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18
Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51
„Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32