Undir­búningur kólnunar: Ekki endi­lega best að byrja á niður­skurði

Í september bárust Vinnumálastofnun tilkynningar um hópuppsagnir sem náðu til 181 starfsmanns.

Og þegar reksturinn fer að hiksta, samdráttur blasir við og breyttar forsendur um vöxt eða sölu, grípa stjórnendur í það sama og oftast hefur gilt áður:

Að opna Excel-skjalið eða rýna í uppgjörstölur til að sjá hvar er réttast að byrja á því að skera niður.

Þetta gefur ekki alltaf bestu niðurstöðuna, benda Harpa Þrastardóttir verkfræðingur og Berglind Björk Hreinsdóttir, mannauðs- og stjórnendaráðgjafi hjá ráðgjafafyrirtækinu Kjarki. 

Því þær segja vænlegra til árangurs sé að vanda til verka og einfaldlega undirbúa vinnustaðinn vel undir komandi tíma og samdrátt.

Í Atvinnulífinu í dag og á morgun, er fjallað um undirbúning vinnustaða undir komandi samdráttarskeið.

Niðurskurðurinn: Ferlar og flöskuhálsar

Í síðustu viku stóðu Kjarkur og Stjórnvísi fyrir fundi þar sem undirbúningur undir samdráttarskeið var ræddur.

Harpa fór þar yfir praktísku málin sem tengjast niðurskurðinum sjálfum. Benti meðal annars á að of oft sé farið í aðgerðir án þess að skoða rót vandans.

Þrjú dæmi:

#1: Mikið álag á þjónustuveri getur bent til þess að tilefni sé til að endurskoða ferla á öðrum stöðum í fyrirtækinu eða gera upplýsingar aðgengilegri fyrir viðskiptavini.

#2: Í nokkur ár hefur vinnustaðurinn verið að fylla út eyðublöð, skrá upplýsingar, vista skjöl eða nota kerfi sem eitt sinn þjónuðu tilgangi sínum en eru kannski löngu hætt að gera það þar sem sömu gögn eru aðgengileg á annan hátt í dag. Oft felst mikil hagræðing í því að endurskoða innri ferla.

#3: Algengt í fyrirtækjum er að unnið sé að einhverjum verkefnum sem í raun ættu alls ekki að vera í forgangi og jafnvel ekki í vinnslu. Sérstaklega ekki nú.

Harpa mælir því með því að stjórnendur byrji undirbúning samdráttar á því að greina reksturinn og svara eftirtöldum sex spurningum um innri ferla sem þarfnast endurskoðunar:

1. Hvar liggur orsök vandans, erum við að bregðast við afleiðingum eða orsökum?
2. Hvaða vinna breytist eða hættir við aðgerðina?
3. Hver stýrir ferlinu í heild?
4. Hvaða þekkingu þarf að varðveita?
5. Hvaða áhætta breytist?
6. Hvernig ætlum við að mæla árangurinn?

Við erum svo föst í hamstrahjólinu dags daglega, vinnum vinnuna okkar og það bætast við smá þættir hér og þar.

 Afleiðingin er sú að oft er mikil innri sóun í fyrirtækjum sem við gefum okkur ekki tíma til að skoða,“ 

bendir Harpa á, sem dæmi um hversu miklu það skiptir að rýna í ferla og flöskuhálsa áður en ákvarðanir um niðurskurð eru teknar.

Niðurskurðurinn: Samtalið mikilvægt

Berglind tók fyrir hið mannlega.

„Fólk er þegar farið að upplifa kvíða og óvissu,“ segir Berglind og bendir á að margt spili þar inn í. Allt frá því að starfsfólk verður vart við samdrátt í sölu hjá fyrirtækinu yfir í aðgerðir ríkisstjórnarinnar sem eru að hafa áhrif á einstakar atvinnugreinar og fleira.

„Fólk finnur að það er eitthvað að fara að gerast. Það einfaldlega liggur í loftinu.“

Að fólk velti vöngum yfir því hvað gerist næstu mánuði eða misseri er því eðlilegt.

„Fólk spyr sig: Hvernig ætli þetta verði – ætli niðurskurður muni þýða einhverjar breytingar á mínum högum?“

Berglind leggur áherslu á að byggja upp vinnustaðamenningu þar sem starfsfólk er upplýst um stöðuna og tekur þátt í að þróa vinnuna og finna lausnir.

Það skiptir máli að nýta þekkingu starfsfólks, gefa því rými til að benda á vanda og koma með hugmyndir. Þannig eflum við teymishugsunina þar sem viðhorfið er: 

Við erum saman í báti og saman leitum við leiða. Slíkt samtal þarf að vera hluti af daglegu starfi, líka áður en þrengir að rekstrinum.“

En hvað með gervigreindina – eru fyrirtæki mikið að horfa til niðurskurðar með það fyrir augum að nýta gervigreindina í meira mæli í staðinn?

Berglind segir mikilvægt að fyrirtæki stígi varlega til jarðar í þess lags ákvörðunum.

„Því það er mjög mikið stefnuleysi á vinnustöðum þegar kemur að gervigreind. Starfsfólk þarf að nýta hana til að styðja við vinnuna sína. Gervigreindin er í raun bara kerfi eins og öll önnur kerfi og hana þarf að innleiða með skýra stefnu að leiðarljósi. Starfsfólk þarf þjálfun, tíma og stuðning til að læra að nýta hana í samræmi við þá sýn.“

Berglind segir mikilvægt að hafa sjálfræði, hæfni og tengsl í huga þegar vinnustaðir fara í gegnum breytingar og niðurskurð. Fólk þurfi að geta haft áhrif á eigin vinnu, fengið þjálfun og stuðning til að ráða við verkefnin og fundið að það tilheyri hópnum.

Fólk bregðist ólíkt við breytingum, þurfi mismikinn tíma og stuðning til að átta sig á nýjum aðstæðum og mikilvægt sé að muna að engum gagnast ef ótti eða áhyggjur taka yfirhöndina.

„Þess vegna skiptir máli að þjálfa upp þrautseigju og seiglu. Það hjálpar okkur að takast á við mótlæti og finna leiðir áfram þegar á móti blæs.“

Berglind og Harpa benda á mikilvægi þess að þora að ræða komandi samdráttartíma. Það sé ekki feimnismál að reyna að undirbúa vinnustaðinn vel fyrir samdrátt og vinna saman að viðbrögðum við honum. Enda þekkt staðreynd að atvinnulífið fer almennt í gegnum hæðir og lægðir.

„Þess vegna er svo gott að spyrja sig líka: Hvert ætlum við að fara með þetta fyrirtæki til framtíðar? Hver er stefnan okkar til lengri tíma?“ bendir Harpa á og bætir við:

„Er eitthvað sem okkur vantar að efla hjá okkur eða eitthvað sem við ættum að fræða fólk um og þjálfa betur? Er eitthvað nýtt fram undan sem við ættum að skoða eða er eitthvað sem við erum að gera sem við ættum ekki að gera?“

Báðar tala fyrir því að með því að undirbúa vinnustaðinn vel undir samdráttarskeið – meðal annars með greiningum – sé ekki aðeins hægt að standa betur að málum eða ná meiri árangri en ella; Þessi undirbúningur dragi oft betur fram ný tækifæri líka.

„Mennskan birtist ekki í því að forðast erfiðar ákvarðanir heldur í því hvernig við tökum þær, ræðum þær og fylgjum þeim eftir,“ segir Berglind og bætir við:

„En í þessari vinnu þarf að vera rými til að spyrja, benda á vanda og viðurkenna mistök.“

Þegar vel er staðið að málum skilar árangurinn sér margfalt. Jafnvel þannig að starfsfólkið sjálft – sem ekki er endilega alltaf sátt við ákvarðanir sem eru teknar í niðurskurði – skilur þær þó betur.

„Það eina sem við vitum er að heimurinn breytist alltaf og við þurfum að breytast með. Fyrirtæki sem eru tilbúin að breytast eru fyrirtækin sem lifa best af,“ segir Harpa.