Verkefnamiðuð vinnuaðstaða allt annað en opin vinnurými

Verkefnamiðuð vinnuaðstaða er sögð svar við þeirri gagnrýni sem opið vinnurými hefur fengið á sig. Munurinn þarna á milli er nokkur, þar sem verkefnamiðuð vinnuaðstaða byggir á því að starfsfólk geti valið sér mismunandi vinnuaðstöðu sem hentar hverju sinni. 

Það fyrirtæki sem reið á vaðið með verkefnamiðaða vinnuaðstöðu er Íslandsbanki, sem tók fyrirkomulagið upp þegar bankinn flutti höfuðstöðvar sínar í Norðurturn í Kópavogi.  Áður höfðu opin vinnurými lengi verið þekkt hjá bankanum.

Verkefnamiðuð vinnuaðstaða felur í sér að starfsfólki stendur til boða að velja sér vinnuaðstöðu eftir verkefnum og þörfum sínum hverju sinni.

Mörg fyrirtæki hafa síðan þá tekið upp verkefnamiðaða vinnuaðstöðu en enn er nokkuð um að fólk átti sig ekki á því hvað kallast opin rými og hvað kallast verkefnamiðuð vinnuaðstaða.  Hafsteinn Bragason, mannauðstjóri Íslandsbanka, skýrir út muninn þarna á milli:

„Verkefnamiðuð vinnuaðstaða felur í sér að starfsfólki stendur til boða að velja sér vinnuaðstöðu eftir verkefnum og þörfum sínum hverju sinni. Opið rými er bara ein tegund af vinnuaðstöðu innan verkefnamiðaðrar vinnuaðstöðu, dæmi um aðra aðstöðu er einbeitingarrými, óbókanleg fundaherbergi, bókanleg fundarherbergi, hópvinnusvæði, setustofa og svo framvegis.

Ef starfsfólk þarf að einbeita sér, til dæmis að skrifa skýrslu sem krefst nákvæmisvinnu, þá getur það farið í svokallað einbeitingarrými sem er í ætt við lessal á bókasafni. Ef starfsmenn þurfa að vinna saman að verkefni  þá er hægt að vinna saman á sérstöku hópvinnusvæði, fyrir stuttan fund er hægt að velja óbókanleg fundarherbergi eða lesa efni fyrir fund í setustofu.“

Hafsteinn segir væntingar starfsfólks til vinnuumhverfis hafa verið að breytast þar sem gerð er aukin krafa um sjálfstæði og sveigjanleika í starfi. 

„Verkefnamiðuð vinnuaðstaða er því  miklu meira en frjálst sætaval og alls ekki það sama og að bjóða upp á frjálst sætaval án annarra breytinga frá fyrra skipulagi þar sem allir áttu sitt fasta sæti í opnu vinnurými bankans. Tæknin í dag gerir þetta kleift þar sem allt starfsólk hefur fartölvu og síma. Starfsfólk getur þar af leiðandi fært sig á milli starfsstöðva með auðveldum hætti.“

Að sögn Hafsteins hefur Íslandsbanki spurt starfsfólk um ánægju með vinnuaðstöðu í gegnum tíðina og á þeim mælingum megi sjá  að fleiri eru ánægðari með vinnuaðstöðuna nú en áður.

Þá vil ég nefna jafnræði, en allir starfsmenn hafa eins aðstöðu óháð starfi eða stöðu.“

En hvað myndir þú segja að hafi verið lykilatriði með hvernig tiltókst?

„Það eru nokkur atriði sem skiptu þar sköpum. Við lögðum mikla áhersla á að upplýsa og fræða starfsfólk um hvers vegna ákveðið var að fara í verkefnamiðaða vinnuaðstöðu. Haldin var vinnustofa fyrir alla starfsmenn áður en við fluttum inn þar sem lögð var áhersla á kosti og galla við þetta nýja fyrirkomulag.

Annað sem skipti máli er hönnun húsnæðisins þar sem áhersla er á heimilslegt umhverfi, góða hljóðvist og lýsingu. Það sem kom okkur svo skemmtilega á óvart var ánægja starfsfólks með að losna við pappír og annað efni sem átti það til að safnast upp þegar allir höfðu fast sæti.

Nú þarf starfsfólk að skilja við hreint borð á hverjum degi og gengur frá sínum gögnum í munaskáp. Þá myndast hvati til að hafa hreint í kringum sig sem auðveldar þrif og bætir þar af leiðandi líka loftgæði.

Þá vil ég nefna jafnræði, en allir starfsmenn hafa eins aðstöðu óháð starfi eða stöðu.“

hefur klárlega ýtt undir samskipti milli starfsmanna ólíkra eininga, mest innan hæða.

Hefur vinnustaðamenningin eitthvað breyst eftir þetta og þá hvernig?

„Fólk er hreyfilegra og ljóst að verkefnamiðaða vinnuaðstaðan hefur klárlega ýtt undir samskipti milli starfsmanna ólíkra eininga, mest innan hæða. Þverfagleg vinna teyma er orðin algengari og greinilegt að þetta fyrirkomulag styður sérstaklega við þá þróun.“

Hafsteinn segir lítið sem ekkert hafa komið uppá frá byrjun. Auðvitað sé ekkert vinnuumhverfi án annmarka en með fræðslu og hreinskiptum samskiptum er hægt að lágmarka þá. 

„Við höfum þurft að bregðast við minniháttar málum en heildarmyndin haldist.“

Lærdómur og góð ráð

Það býður því upp á að starfsmaður sem vill alltaf sitja á sama svæði getur það í verkefnamiðaðri vinnuaðstöðu.

Getur þú nefnt dæmi um atriði sem þið hafið endurskoðað, breytt eða lært af á síðustu árum?

„Stærsti lærdómurinn er að passa upp á hlutfallið milli fjölda borða á móti fjölda starfsmanna, sérstaklega í opna rýminu. Þar sem engin starfsmaður hefur fast sæti þá eru borð í opna rýminu færri en fjöldi starfsmanna á því svæði. Það þarf að passa vel upp á það hlutfall og aðlaga á hverju sviði eftir eðli starfa. Sum störf eru þess eðlis að starfsmaður þarf að sitja við allan daginn meðan önnur eru það ekki.

Það er þó rétt að taka fram að nægt sætaframboð er á hverju svæði og því mun fleiri vinnustöðvar en fjöldi starfsmanna á hverju svæði. Það býður því upp á að starfsmaður sem vill alltaf sitja á sama svæði getur það í verkefnamiðaðri vinnuaðstöðu.

Enda viljum við að starfsfólk sem vinnur saman sitji saman í rými. Við erum félagsverur og það er mikilvægt að fólk sitji hjá þeim vinnufélögum sem það vinnur mest með.“

Ég hef heyrt af fyrirtækjum sem hafa til dæmis sleppt einbeitingarrými en kalla vinnuaðstöðina verkefnamiðaða vinnuaðstöðu. Það að starfsmaður hefur ekki fast sæti þýðir ekki sjálfkrafa að um sé að ræða verkefnamiðaða vinnuaðstöðu.

Hvaða ráð myndir þú gefa öðrum fyrirtækjum sem huga á opin vinnurými hjá sér?

„Henda sér í þetta. Undirbúningurinn er mjög mikilvægur þar sem þátttaka starfsfólks er lykilatriði. Starfsmenn fá fjöldbreyttari aðstöðu sem þeir hafa sjálfstæði að velja úr. Það þarf að tryggja fjölbreytnina, sérstaklega þarf að vera einbeitingarrými.

Ég hef heyrt af fyrirtækjum sem hafa til dæmis sleppt einbeitingarrými en kalla vinnuaðstöðina verkefnamiðaða vinnuaðstöðu. Það að starfsmaður hefur ekki fast sæti þýðir ekki sjálfkrafa að um sé að ræða verkefnamiðaða vinnuaðstöðu.

Út frá fyrirtækinu þá skapast meiri sveigjanleiki í rekstri húsnæðis. Það er mjög þægilegt og fljótlegt að flytja deildir milli svæða á tímum hraðra breytinga. Það er bara einn tölvupóstur vegna þess að allir hafa eins vinnuaðstöðu og enginn er með sitt dót á vinnuborðinu, það er allt í hendi starfsmannsins.“

Hafsteinn segir væntingar starfsfólks til vinnuumhverfis hafa verið að breytast þar sem gerð er aukin krafa um sjálfstæði og sveigjanleika í starfi. Þegar bankinn stóð frammi fyrir því að flytja úr Kirkjusandi eftir 20 ára veru þar, hafi stefnan verið að þróa framsækið vinnuumhverfi sem myndi styðja meira við nýsköpun, hugmyndavinnu og samskipti.

„Við erum mjög ánægð með hvernig til tókst.“