Nýsköpunarverkefni í kjölfar Covid sem skilaði af sér tugmilljóna króna viðskiptum

Lausnin hefur fært okkur ný og ánægjuleg viðskipti sem nemur tugum milljóna. Það hefur gert okkur kleift að þróa vöruna áfram,“ 

segir Margrét Gunnlaugsdóttir framkvæmdastjóri sérlausna, um þá lausn sem Advania smíðaði.

Síðustu mánuði hefur Atvinnulífið á Vísi birt viðtöl við ýmiss nýsköpunarfyrirtæki sem urðu til í kjölfar bankahruns. Í dag er sagt frá því hvernig nýsköpunarverkefni varð til í rótgrónu fyrirtæki í kjölfar þess að verið var að bregðast við breyttri stöðu í Covid.

Covid og breytt staða

Síðustu 25 árin hefur Advania, og forverar þess, staðið fyrir veglegri tækniráðstefnu á haustin. Ráðstefnan hefur verið haldin í Hörpu hin síðustu ár og hafa gestir verið um eitt þúsund talsins ár hvert.

Mikið hefur verið lagt upp úr því að ráðstefnan væri hin veglegasta og hún í raun metin sem stærsta markaðs- og ímyndarverkefni Advania.

„Fyrir fastagesti okkar er það orðin hefð og upplifun að mæta í Hörpu á haustráðstefnudag, ganga upp stigann í Hörpu, sækja sér nafnspjald, spjalla við kunningja, fá sér kaffibolla. Sækja svo innblástur frá fyrirlesurum,“ segir Auður.

Síðasta vor var hins vegar ljóst að heimsfaraldur kallaði á breytt plön. Þó var ákveðið strax að fresta ekki 26.ráðstefnunni sem fyrirhuguð væri haustið 2020, heldur frekar að fylgja eftir því ráði sem Advania gefur viðskiptavinum sínum daglega; að tækla þetta með tækninni og færa ráðstefnuna í stafræna heima.

Þegar þessi ákvörðun lá fyrir, vaknaði upp spurningin sem svo margir hafa upplifað frá því að Covid skall á:

Með hvaða hætti getum við haldið áhugaverðan stafrænan viðburð sem þó nær að fanga þá upplifun sem ráðstefnan okkar er orðin þekkt fyrir?

„Satt að segja óttuðumst við að ráðstefnan yrði minna spennandi með þessum hætti,“ segir Auður.

Leitin að lausninni

En viljinn var fyrir hendi og því tók við umfangsmikil rannsóknarvinna hjá ráðstefnuteyminu. Markmiðið var að finna stafræna útfærslu sem væri líklegust til að ná þeirri upplifun sem ráðstefna Advania er þekkt fyrir að skapa.

Og allt var skoðað.

„Allt frá fasteignasöluráðstefnu í Ohio til tækniráðstefna hjá stórum erlendum fyrirtækjum,“ segir Margrét.

Að sögn Auðar og Margrétar nýttist þessi vinna þeim vel, enda oft hægt að læra mikið af því að skoða hvað aðrir eru að gera og þá ekki síst að upplifa það á eigin skinni hvað er að virka og hvað ekki.

Auður og Margrét segja að eftir þó nokkra rannsóknarvinnu hafi legið fyrir að stefnt yrði á veglega gagnvirka ráðstefnu þar sem gestir yrðu ekki aðeins áhorfendur, heldur þátttakendur. Því þyrfti að finna útfærslu þar sem þátttakendur gætu stigið inn í sjónrænan heim og fylgt með fyrirlestrum í beinni útsendingu.

Finna þurfti lausn á því hvernig hægt væri að útfæra þann hluta ráðstefnunnar, þar sem gestir heimsækja sérstök sýningarsvæði fyrirtækja sem eru að kynna spennandi tækninýjungar.

„Við þurftum að hugsa sýningarsvæðin upp á nýtt og koma þeim á stafrænt form,“ segir Margrét og bætir við: ,,Okkur þótti líka mikilvægt að geta hólfað dagskrána niður, verið með nokkur erindi í gangi á sama tíma og bjóða uppá vídjó og margskonar ítarefni.“

Áherslan var jafnframt sú að vefurinn væri notendavænn, upplifunin myndræn og aðgengi einfalt.

En þrátt fyrir langa og ítarlega leit, fannst engin lausn. Að minnsta kosti ekki lausn sem uppfyllti allar þær kröfur eða markmið sem ætlunin var að uppfylla.

Og þá voru góð ráð dýr.

Í nýsköpun

Úr varð að fyrir haustráðstefnuna var ákveðið að markaðsdeildin og veflausnarsvið Advania myndu sameina krafta sína í vöruþróun og smíða stafræna ráðstefnulausn.

Hún var síðan notuð á ráðstefnunni sem haldin var síðastliðið haust.

Vel tókst til og var ráðstefnan öll hin glæsilegasta. Fyrirlesarar voru 28 talsins í beinu streymi frá 14 mismunandi stöðum í heiminum. Þá stóð hún yfir í tvo daga, eins og venjan er í Hörpu.

En viti menn: Viðbrögðin fóru ekki aðeins fram úr björtustu vonum heldur voru þau að sögn Margrétar og Auðar eins og „í góðu ævintýri.“

Ekki voru nema 20 mínútur liðnar af ráðstefnunni þegar fyrstu símtölin fóru að berast um hvort við gætum aðstoðað aðra við að halda svipaða viðburði,“ 

segir Auður.

Þetta voru viðbrögð sem fóru fram úr björtustu vonum Advania, sem þó hafði trú á að eftirspurn væri til staðar.

„Eftir alla rannsóknarvinnuna þá vissum við að það væri eftirspurn eftir slíkri lausn á markaðnum. Þessi mikli áhugi kom okkur hins vegar skemmtilega á óvart,“ segir Margrét.

Í kjölfarið var ákveðið að halda áfram að þróa lausnina og viðbætur við hana.

Lærdómurinn

Margrét og Auður segja að það að senda út ráðstefnur í beinni útsendingu eða á upptöku, sé svo sem ekkert nýtt af nálinni. Það hafi verið gert í mörg ár. Hins vegar hefur Covid gert það að verkum að fólk er orðið mun móttækilegri fyrir þessari tegund á miðlun efnis og í raun eru margir farnir að gera ráð fyrir því að geta gengið að henni vísri.

„Fólk vill geta ráðið deginum sínum,brugðið sér frá, ýtt á pásu, hoppað yfir efni og horft á fyrirlestra aftur og aftur,“ segir Auður og bætir við: „Nú þegar við erum öll orðin svona sjóuð í fjarvinnu og vön sveigjanleikanum sem henni fylgir þá gerum við enn ríkari kröfur um tæknilausnir.“

Að þessu leytinu hefur Covid breytt svo mörgu til frambúðar.

Þá segja Margrét og Auður mörgum eldri spurningum hafa verið svarað. Til dæmis hafi þau hjá Advania, eins og svo margir, velt því fyrir sér lengi hvort þau gætu fjölgað gestum eða náð til breiðari hóps með því að vera með ráðstefnuna líka á netinu. Nú hafi þessum spurningum verið svarað. Gestafjöldinn fimmfaldaðist síðastliðið haust og hefur Advania sett sér enn háleitari markmið fyrir ráðstefnuna haustið 2021.

Til framtíðar telja Margrét og Auður þó að ráðstefnuhald verði blandað og verði bæði sóttar í raunheimum og á netinu. Þannig verði hægt að halda áfram að byggja upp mikilvæga liði eins og til dæmis tengslamyndun sem oft er stór partur af góðu viðburðarhaldi.

Þá segja þær stöllur að stafrænar lausnir þurfi að mæta þörfum mismunandi hópa. Til dæmis hafi það verið markmið hjá þeim að ráðstefnuhaldið myndi bæði skila sterkri upplifun ,,heim í sófa“ til gesta, en ekkert síður að tryggja að styrktaraðilar yrðu sáttir.

Nú þegar hafa fjölmörg fyrirtæki, opinberar stofnanir og félagasamtök nýtt sér þessa nýju og óvæntu ráðstefnulausn Advania. Lausnin sé nú þegar orðin að mikilvægri vöru sem enn sér ekki fyrir endann á hvernig muni vaxa í þróun og veltu.

En þetta óvænta nýsköpunarverkefni hefur ekki aðeins skilað Advania ánægjulegum viðskiptum, heldur einnig öðrum.

Það var til dæmis mjög ánægjulegt að sjá að ráðstefnulausnin hleypti af stað auknum viðskiptum hjá fleirum sem starfa við ráðstefnuhald og hafði jákvæð áhrif á þeirra verkefnastöðu,“ 

segir Margrét.