Störfin að breytast: Laus við sí­endur­tekin verk­efni og spörum tíma og kostnað

Sem statt og stöðugt vinnur að lausnum sem fela í sér stafrænt vinnuafl og sjálfvirknivæðingu.

„Okkar reynsla er sú að það er alltaf starfsfólkið sjálft sem er ánægðast þegar innleiðingu lýkur. Því sjálfvirknivæðingin er svo oft að létta á álaginu og störfum viðkomandi, sem fyrir vikið getur einbeitt sér að verkefnum sem þarfnast sérstakrar skoðunar.“

UT messan var haldin með pompi og prakt í síðustu viku. Af því tilefni fjallar Atvinnulífið um áhrif nýsköpunar frá tveimur ólíkum sjónarhornum. Annars vegar hvernig sjálfvirknivæðingin er að hafa áhrif á störf fyrirtækja og stofnana en hins vegar hvernig tæknin er að leysa úr rótgrónum vanda sem snertir líf almennings.

Við byrjum á því að rýna í sjálfvirknivæðingu vinnustaða.

Hlutirnir eru að gerast hratt

Fyrirtækið Evolv var stofnað af þeim Sigurði Davíð Stefánssyni og Eyþóri Loga Þorsteinssyni fyrir fjórum árum.

Fyrirtækið var tilnefnt sem sproti ársins á UT messunni og telst nú þegar stærst á sínu sviði. Starfsemi Evolv felst í að þróa lausnir sem stuðla að sjálfvirknivæðingu ferla innan fyrirtækja .

Stafrænt vinnuafl er kannski sú vara sem fjölmiðlar hafa mest fjallað um, en stafrænt vinnuafl hefur leyst af hólmi ýmiss endurtekin verk og til dæmis var umfjöllun um stafræna vinnuaflið sem Evolv innleiddi fyrir Ríkislögreglustjórann í tengslum við hraðasektir.

„Í dag tölum við hins vegar um að við séum í sjálfvirknivæðingu ferla, því lausnirnar okkar eru af alls kyns toga og nýta margvíslega tækni. Allt frá því að teljast staðlaðar lausnir sem hægt er að innleiða hjá mörgum mismunandi viðskiptavinum, yfir í sérhæfðar lausnir sem við þróum í samstarfi með okkar viðskiptavinum.”

Að mati Eyþórs eru litlar líkur á að rekstur af hvaða toga sem er, muni ekki kalla á meiri sjálfvirknivæðingu. Það gildi um fyrirtæki, stofnanir, sveitarfélög og svo framvegis.

Eyþór segir tækniþróun líka vera hraða og því séu hlutirnir að gerast nokkuð hratt þessi misserin.

„Það hefur til dæmis margt breyst á þessum fjórum árum sem við fórum af stað. Sem dæmi má nefna hversu algengt það er í dag að fyrirtæki séu að færa sín kerfi yfir í skýið.“

Margt í umhverfi vinnumarkaðarins sé líka að kalla á sjálfvirknivæðingu.

„Stytting vinnuvikunnar kallar á lausnir. Sjálfvirknivæðing sparar oft mikinn tíma starfsmanna því hún leysir fólk frá þessum síendurteknu verkum.“

Yngri kynslóðir inn á vinnumarkað, breytt viðhorf þeirra og aukin samkeppni um mannauð séu líka atriði sem eru að hafa áhrif.

Nýja kynslóðin inn á markað er meðvituð um tæknina og laðast frekar að störfum sem fela ekki í sér síendurtekinn verkefni sem eru tímafrek. 

Ég vill að minnsta kosti meina að mín kynslóð vilji frekar horfa til starfa þar sem þú getur haft meiri áhrif. Þá getur það skipt máli að sjálfvirknivæðing hafi verið innleidd.“

Klassískt dæmi sé síðan að horfa til hagræðingar í rekstri. Svo sem varðandi launakostnað og annað.

„Í alla staði erum við samt alltaf að tala um lausnir sem eru að leysa úr einhverju vandamáli. Til dæmis því að starfsmenn séu undir miklu álagi að vinna verkefni sem tæknin getur leyst úr hendi.“

Störf að breytast

Sumir óttast að sjálfvirknivæðing í atvinnulífinu eyði störfum.

Eyþór segir það ekki rétta nálgun.

„Störfin eru ekki að hverfa, en þau breytast þannig að starfsmaðurinn fer að sinna fleiri hliðarverkefnum eða verkefnum sem skipta meira máli í stóru myndinni.“

Sem dæmi nefnir Eyþór tvo störf sem eru algeng á mörgum vinnustöðum.

„Starf bókarans er til dæmis ekki að hverfa. En með lausn frá okkur breytist starfið. Tíminn sem fer í afstemmingar styttist til dæmis verulega því kerfið sér þá um það sjálft, á meðan bókarinn getur betur sinnt þeim málum sem upp koma þar sem misræmi finnst.“

Annað dæmi er starf innkaupafulltrúa.

„Stutt lýsing er að mikill tími innkaupafulltrúa getur farið í að bera saman pantanir annars vegar og vörusendingar hins vegar. Segjum til dæmis að hann panti tíu vörur frá birgja sem sendir átta vörur til landsins því ekki voru fleiri til. Þarna munar um tvær vörur og í ofanálag hefur innkaupaverðið breyst frá síðustu pöntun. Í stað þess að innkaupafulltrúinn sé mjög bundinn yfir því að stemma af pantanir og sendingar, getur viðkomandi varið sínum tíma í að leysa úr þeim málum þar sem misræmi kemur upp, skoða aðra birgja eða gera áætlanir fyrir vörusölu miðað við breytt gengi og svo framvegis.“

Eyþór segir fleira líka oft teljast til.

„Ímyndum okkur verkefni á fjármálasviði sem klára þarf á ákveðnum tíma hvers mánaðar, jafnvel fyrir klukkan 15 þann daginn. Því annars er hætta á að aðrir hlutir fari í steik eða aðrir starfsmenn verði fyrir áhrifum af töfum. Þetta myndar mikla pressu og gerir jafnvel sumu fólki erfitt að vera frá á þessum dögum, jafnvel vegna veikinda. Þegar innleidd hefur verið sjálfvirk lausn sem keyrir þessa vinnu í gegn, léttir verulega á álagi og tímapressu.“

Enginn undanskilinn breytingum

Sjálfvirknivæðingin er sífellt að verða almenningi betur og betur sýnileg. Einfalt dæmi er að nefna sjálfsafgreiðslukassa verslana, sem teljast sjálfsagður valkostur víða fyrir neytendur í dag og flestir búnir að gleyma því að þetta fyrirkomulag þekktist ekki fyrir aðeins nokkrum árum síðan.

En hvernig fer sala fram á fyrirtækjamarkaði þar sem þjónustan og lausnin sem verið er að selja, felst í innleiðingu á stafrænu vinnuafli?

„Það hefur hjálpað okkur mikið hversu lítið samfélagið er. Því hér hefur orðspor mikið að segja og hlutirnir eru fljótir að kvisast út ef illa fer. En að sama skapi líka ef vel gengur. Við höfum lagt áherslu á að þjónusta mjög vel hvern og einn viðskiptavin sem er hjá okkur. Við erum líka að uppskera af því vegna þess að þegar að við höfum samband við fyrirtæki og stofnanir, eru sífellt fleiri sem hafa heyrt af okkur eða jafnvel að hafa samband við okkur, vegna þess að einhver viðskiptavinur okkar benti á lausn sem við erum með.“

En hvað með útlönd, eru áform um útrás?

„Í augnablikinu erum við fyrst og fremst að huga að innanlandsmarkaði því að við eigum hreinlega svo mikil tækifæri inni hér að okkar mati,“ svarar Eyþór, sem segir að vissulega horfi fyrirtækið á erlenda markaði síðar meir.

„Það borgar sig samt ekki að velta þeim snjóbolta af stað, fyrr en við erum tilbúin og þar teljum við það betri undirbúning að vaxa meira hérna heima og skoða það síðan, hvað væri skynsamlegt að gera annars staðar.“

Að sögn Eyþórs er stefnt að frekari ráðningum á þessu ári og í apríl mun fyrirtækið flytja í nýtt og glæsilegt húsnæði að Dalvegi 30 þar sem meðal annars Deloitte og fleiri eru til húsa.

„Við stefnum að því að verða tuttugu sem fyrst, enda erum við að upplifa mikinn meðbyr og sóknarfæri á innanlandsmarkaði.“

En eru þessar lausnir mjög dýrar?

Fyrir minni fyrirtæki og einyrkja myndi þetta teljast dýr lausn en fyrir meðalstór og stór fyrirtæki getur ávinningurinn verið mjög fljótur að bæta upp fyrir kostnaðinn við lausnina. Oft eru nýjungar í tækniþróun þess eðlis að ódýrar lausnir fara ekki að sýna sig fyrir smærri fyrirtæki fyrr en þær eru orðnar nokkuð algengar og ódýrari í tilkostnaði við að innleiða þær eða þróa. Að mínu mati mun þetta því breytast í framtíðinni þannig að aukin sjálfvirknivæðing verður veruleg hjá öllum sem eru í einhvers konar rekstri.“

Vinnustaðamenningin

Það er þó ekki hægt að kveðja Eyþór, nema að heyra líka um áskoranir og fasta liði í rekstrinum sjálfum, sem nú þegar er farinn að standa undir sér að hans sögn.

Starfsmenn Evolv eru nú fimmtán en stefnt er að því að þeir verði tuttugu sem fyrst.

Kynjahlutföll eru jöfn.

„Já, við vorum meðvituð um það strax í upphafi að við yrðum að passa upp á kynjahlutföllin,“ segir Eyþór og bætir við:

Þess vegna lögðum við áherslu á að ráða inn fjölbreytan hóp í fyrstu ráðningunum okkar. Því ef ekki er hugað að þessum málum strax, er hætta á að hópurinn verði einsleitur og því getur verið erfitt að breyta eftir því sem hópurinn stækkar.

Skemmtilegasta áskorunin og lærdómur síðustu ára sem rekstraraðili í nýsköpun, segir Eyþór vera að byggja upp kúltúr og sterka liðsheild.

„Við leggjum mikið uppúr teymisvinnu og leggjum líka áherslu á að við séum mjög forvitin.“

Forvitin?

„Já, að við séum alltaf forvitin um það nýjasta nýtt eða það sem er að gerast í tækniheiminum. Það er hluti af okkar fagmennsku að vera vel upplýst,“ segir Eyþór og bætir við:

„Vikulega erum við til dæmis með fundi þar sem einn starfsmaður okkar sér um að kynna einhverja tækninýjung sem vakið hefur áhuga hans eða hennar. Hópurinn ræðir þessa nýjung síðan og sem teymi veltum við því fyrir okkur hvort þetta sé kannski eitthvað sem gæti komið okkar lausnum til góða.“

Liður í sterkri liðsheild er líka að efla hópinn utan vinnu.

„Það er að vissu leyti margt jákvætt við það að vera öll á svipuðu reki og eiga þá kannski auðveldari samleið með margt sem telst utan vinnunnar.“

En upplifir þú stundum að þar sem þið kallist sprotafyrirtæki, þá séu einhverjir aðilar efins um þjónustuna, að vörurnar ykkar séu ekki nógu langt komnar í þróun og svo framvegis?

„Nei alls ekki. Og þar komum við aftur inn á orðsporið og viðskiptavinahópinn okkar. Ef okkur er treyst fyrir því að þróa lausnir sem snerta viðkvæm gögn eins og hjá lögreglunni, fyrirtækjum sem eru skráð á hlutabréfamarkaði og fleiri stæðilegum fyrirtækjum, þá er það fljótt að spyrjast út að okkur sé vel treystandi og að hér sé farið vel með allar upplýsingar og gögn sem okkar lausnir snerta.“