Braggablús? Þórdís Lóa Þórhallsdóttir. skrifar 18. febrúar 2020 17:00 Borgarstjórn ræðir aftur Braggann í dag, nú vegna skýrslu borgarskjalavarðar um skjalavörslu tengda framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Framkvæmdin sem um ræðir var á dagskrá síðasta meirihluta, sem Viðreisn var ekki hluti af, en við höfum tekið þátt í að leysa úr vandanum í samræmi við hugsjónir okkar um ábyrga stjórnun sem leiði til betri og áreiðanlegri ákvarðanatöku. Áhyggjum af skjalalegum lagabrotum hefur verið vísað til borgarlögmanns til lagalegrar greiningar og verður minnisblað hans birt opinberlega því það er ekkert í Braggamálinu svokallaða sem ekki á að vera uppi á yfirborðinu. Þegar misbresturinn kom í ljós með skýrslu Innri endurskoðunar í fyrra var farið í töluverða uppstokkun á skipulaginu hér í ráðhúsinu til að einfalda ferla og skerpa á ábyrgð og umboði. Skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar, sú skrifstofa sem bar ábyrgð á framkvæmdum við Braggann, var lögð niður. Framkvæmdir voru færðar yfir á umhverfis- og skipulagssvið og hlutverk innkauparáðs verður útvíkkað til að styrkja eftirlitshlutverk þess með kostnaðaráætlunum, innkaupum og útboðum. Innkaupareglur Reykjavíkur hafa verið teknar til endurskoðunar. Fjármálaskrifstofan var efld, ekki síst á sviði áhættustýringar og auglýsir Reykjavíkurborg þessa dagana eftir bæði skrifstofustjóra áhættustýringar og sérfræðing í áhættustýringu. Við viljum tryggja agaða og góða fjármálastjórn, þar sem fjármunum er ráðstafað af ráðdeild og hagkvæmni og virkt eftirlit er með fjárfestingum og framkvæmdum. Þetta eftirlit á ekki bara að liggja hjá embættismönnum. Kjörnir fulltrúar þurfa líka að geta haft virkt eftirlit með fjármálum borgarinnar, til að standa undir ábyrgð sinni. Því eru viðaukar vegna fjármála reglulega lagðir fyrir Borgarráð. Hvað varðar ábendingar borgarskjalavarðar, hefur þegar verið brugðist við þeim, því þetta eru ábendingar sem að efninu til komu fram í skýrslu Innri endurskoðanda fyrir ári síðan. Í september á síðasta ári lögðum við fram á fundi borgarráðs yfirlit yfir hvernig brugðist hefur verið við ábendingum og niðurstöðum skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100, þar á meðal hvernig ábendingum um að skjölun hafi verið ófullnægjandi. Þarna þurfti að bæta úr því gott aðgengi að upplýsingum er forsenda góðra ákvarðana, trausts og aðhalds. Fyrst og síðast byggir góð skjalavarsla á því að allir starfsmenn séu meðvitaðir um hvernig nota eigi skjalakerfin og að fræðsla um notkun þeirra sé reglulega endurtekin. Niðurstaða borgarskjalavarðar er að Borgarskjalasafn þurfi að vera mun virkara í fræðslu um skjalavistunarmál. Þá er mannauðs- og starfsumhverfissvið að undirbúa aðgengilega fræðslu um skjalavistun fyrir starfsmenn. En til að auðvelda starfsmönnum verkið hefur einnig verið ákveðið að verja milljarði í nýtt upplýsinga- og skjalavörslukerfi sem hefur fengið nafnið Hlaðan. Hlaðan hefur verið í undirbúningi í nokkurn tíma enda eitt stærsta og dýrasta kerfi borgarinnar, og hafa fyrstu skref innleiðingar verið tekin. Um helgina var t.d. auglýst eftir Hlöðusérfræðingi, snjöllum og skemmtilegum starfsmanni fyrir innleiðingu á upplýsingastjórnunarkerfinu. Allir starfsmenn á miðlægum skrifstofum eiga að vera farnir að vinna í Hlöðunni í lok þessa árs. Innleiðing Hlöðunnar felur líka í sér gott tækifæri til að fara yfir skjalavistunarmál hjá starfsmönnum. Einn helsti kosturinn við Hlöðuna er að þá verður vinnuumhverfi og skjalavistunarkerfi ekki lengur aðskilið. Það verða því miklu færri skref falin í því vista skjöl á réttum stað. Í þessu mun felast verulegur vinnusparnaður og einföldun verklags. Meðfram því sem Hlaðan er tekin upp er verið að yfirfara málalykla hjá borginni og endurskoða skjalavistunaráætlanir í miðlægri stjórnsýslu, samkvæmt leiðbeiningum frá Borgarskjalasafni. Til að koma í veg fyrir tvíverknað var ákveðið að setja vinnu við nýja málalykla og skjalvistunaráætlanir ekki strax af stað á síðasta ári en hún er núna vel á veg komin. Allar þessar breytingar sem farið hefur verið í miða að því að einfalda og skýra borgarkerfið til að hægt sé að taka betri ákvarðanir, hafa betra eftirlit, nýta betur almannafé og stuðla að betri stjórnsýslu fyrir borgarbúa. Höfundur er oddviti Viðreisnar í Reykjavík og formaður borgarráðs Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Braggamálið Reykjavík Skipulag Þórdís Lóa Þórhallsdóttir Mest lesið Örvæntingarfullur maður sker út grasker Þórður Snær Júlíusson Skoðun Ég var barnið sem vildi ekki taka í höndina á kennaranum sínum Fida Abu Libdeh Skoðun Bob Marley og íslenskar kosningar Gísli Hvanndal Jakobsson Skoðun Gerum þetta að kosningamáli Ágúst Ólafur Ágústsson Skoðun Stóri grænþvotturinn Heiðrún Lind Marteinsdóttir Skoðun Sjálfstæðisflokkur hækkar kostnað heimilanna Kristrún Frostadóttir Skoðun Hvar er mannúðin? Davíð Sól Pálsson Skoðun Vitsmunaleg vanstilling í boði ungra Sjálfstæðiskvenna Erna Mist Skoðun Kjaftæði Elliði Vignisson Skoðun Falleinkunn fyrrum forseta Vilhjálmur Þorsteinsson,Viktor Orri Valgarðsson Skoðun Skoðun Skoðun Fyrirmyndarstjórn Viðreisnar og Samfylkingar á Reykjavíkurborg? Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun Sjálfstæðisflokkur hækkar kostnað heimilanna Kristrún Frostadóttir skrifar Skoðun Hvar er mannúðin? Davíð Sól Pálsson skrifar Skoðun Gerum þetta að kosningamáli Ágúst Ólafur Ágústsson skrifar Skoðun Stóri grænþvotturinn Heiðrún Lind Marteinsdóttir skrifar Skoðun Örvæntingarfullur maður sker út grasker Þórður Snær Júlíusson skrifar Skoðun Vill íslenska þjóðin halda í einmenninguna? Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Inngilding eða „aðskilnaður“? Jasmina Vajzović Crnac skrifar Skoðun Vonin má aldrei deyja Guðmunda G. Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Ég var barnið sem vildi ekki taka í höndina á kennaranum sínum Fida Abu Libdeh skrifar Skoðun Um áhrif niðurskurðar á fjárlögum 2025 til kvikmyndagerðar og lista Steingrímur Dúi Másson skrifar Skoðun Bob Marley og íslenskar kosningar Gísli Hvanndal Jakobsson skrifar Skoðun Fólk eða fífl? Anna Gunndís Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Eru til lausnir við mönnunarvanda heilsugæslunnar? Gunnlaugur Már Briem skrifar Skoðun Er eitthvað mál að handtaka börn? Elsa Bára Traustadóttir skrifar Skoðun Er ferðaþjónusta útlendingavandamál? Halla Signý Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Íslenska kerfið framleiðir afbrotamenn Ágústa Ágústsdóttir skrifar Skoðun Ekki fokka þessu upp! Gunnar Dan Wiium skrifar Skoðun Kosningaloforð og hvað svo? Björn Snæbjörnsson skrifar Skoðun Fólk, fjárfestingar og framfarir Baldur Thorlacius skrifar Skoðun Húsnæðis- og skipulagsmál Anna Sofía Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Falleinkunn fyrrum forseta Vilhjálmur Þorsteinsson,Viktor Orri Valgarðsson skrifar Skoðun Séreignarsparnaður nauðsynlegur valkostur til að létta greiðslubyrði Kolbrún Halldórsdóttir skrifar Skoðun Skattlögð þegar við þénum, eigum og eyðum Aron H. Steinsson skrifar Skoðun Kjaftæði Elliði Vignisson skrifar Skoðun Vitsmunaleg vanstilling í boði ungra Sjálfstæðiskvenna Erna Mist skrifar Skoðun Lítið gert úr áhyggjum íbúa Ölfuss og annarra landsmanna Ása Berglind Hjálmarsdóttir skrifar Skoðun Kyrrstöðuna verður að rjúfa! Lausn fyrir verðandi innviðaráðherra Sigþór Sigurðsson skrifar Skoðun Íslenskan og menningararfurinn Sólveig Dagmar Þórisdóttir skrifar Skoðun Mannúðlegri úrræði Guðrún Hafsteinsdóttir skrifar Sjá meira
Borgarstjórn ræðir aftur Braggann í dag, nú vegna skýrslu borgarskjalavarðar um skjalavörslu tengda framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Framkvæmdin sem um ræðir var á dagskrá síðasta meirihluta, sem Viðreisn var ekki hluti af, en við höfum tekið þátt í að leysa úr vandanum í samræmi við hugsjónir okkar um ábyrga stjórnun sem leiði til betri og áreiðanlegri ákvarðanatöku. Áhyggjum af skjalalegum lagabrotum hefur verið vísað til borgarlögmanns til lagalegrar greiningar og verður minnisblað hans birt opinberlega því það er ekkert í Braggamálinu svokallaða sem ekki á að vera uppi á yfirborðinu. Þegar misbresturinn kom í ljós með skýrslu Innri endurskoðunar í fyrra var farið í töluverða uppstokkun á skipulaginu hér í ráðhúsinu til að einfalda ferla og skerpa á ábyrgð og umboði. Skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar, sú skrifstofa sem bar ábyrgð á framkvæmdum við Braggann, var lögð niður. Framkvæmdir voru færðar yfir á umhverfis- og skipulagssvið og hlutverk innkauparáðs verður útvíkkað til að styrkja eftirlitshlutverk þess með kostnaðaráætlunum, innkaupum og útboðum. Innkaupareglur Reykjavíkur hafa verið teknar til endurskoðunar. Fjármálaskrifstofan var efld, ekki síst á sviði áhættustýringar og auglýsir Reykjavíkurborg þessa dagana eftir bæði skrifstofustjóra áhættustýringar og sérfræðing í áhættustýringu. Við viljum tryggja agaða og góða fjármálastjórn, þar sem fjármunum er ráðstafað af ráðdeild og hagkvæmni og virkt eftirlit er með fjárfestingum og framkvæmdum. Þetta eftirlit á ekki bara að liggja hjá embættismönnum. Kjörnir fulltrúar þurfa líka að geta haft virkt eftirlit með fjármálum borgarinnar, til að standa undir ábyrgð sinni. Því eru viðaukar vegna fjármála reglulega lagðir fyrir Borgarráð. Hvað varðar ábendingar borgarskjalavarðar, hefur þegar verið brugðist við þeim, því þetta eru ábendingar sem að efninu til komu fram í skýrslu Innri endurskoðanda fyrir ári síðan. Í september á síðasta ári lögðum við fram á fundi borgarráðs yfirlit yfir hvernig brugðist hefur verið við ábendingum og niðurstöðum skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100, þar á meðal hvernig ábendingum um að skjölun hafi verið ófullnægjandi. Þarna þurfti að bæta úr því gott aðgengi að upplýsingum er forsenda góðra ákvarðana, trausts og aðhalds. Fyrst og síðast byggir góð skjalavarsla á því að allir starfsmenn séu meðvitaðir um hvernig nota eigi skjalakerfin og að fræðsla um notkun þeirra sé reglulega endurtekin. Niðurstaða borgarskjalavarðar er að Borgarskjalasafn þurfi að vera mun virkara í fræðslu um skjalavistunarmál. Þá er mannauðs- og starfsumhverfissvið að undirbúa aðgengilega fræðslu um skjalavistun fyrir starfsmenn. En til að auðvelda starfsmönnum verkið hefur einnig verið ákveðið að verja milljarði í nýtt upplýsinga- og skjalavörslukerfi sem hefur fengið nafnið Hlaðan. Hlaðan hefur verið í undirbúningi í nokkurn tíma enda eitt stærsta og dýrasta kerfi borgarinnar, og hafa fyrstu skref innleiðingar verið tekin. Um helgina var t.d. auglýst eftir Hlöðusérfræðingi, snjöllum og skemmtilegum starfsmanni fyrir innleiðingu á upplýsingastjórnunarkerfinu. Allir starfsmenn á miðlægum skrifstofum eiga að vera farnir að vinna í Hlöðunni í lok þessa árs. Innleiðing Hlöðunnar felur líka í sér gott tækifæri til að fara yfir skjalavistunarmál hjá starfsmönnum. Einn helsti kosturinn við Hlöðuna er að þá verður vinnuumhverfi og skjalavistunarkerfi ekki lengur aðskilið. Það verða því miklu færri skref falin í því vista skjöl á réttum stað. Í þessu mun felast verulegur vinnusparnaður og einföldun verklags. Meðfram því sem Hlaðan er tekin upp er verið að yfirfara málalykla hjá borginni og endurskoða skjalavistunaráætlanir í miðlægri stjórnsýslu, samkvæmt leiðbeiningum frá Borgarskjalasafni. Til að koma í veg fyrir tvíverknað var ákveðið að setja vinnu við nýja málalykla og skjalvistunaráætlanir ekki strax af stað á síðasta ári en hún er núna vel á veg komin. Allar þessar breytingar sem farið hefur verið í miða að því að einfalda og skýra borgarkerfið til að hægt sé að taka betri ákvarðanir, hafa betra eftirlit, nýta betur almannafé og stuðla að betri stjórnsýslu fyrir borgarbúa. Höfundur er oddviti Viðreisnar í Reykjavík og formaður borgarráðs
Skoðun Fyrirmyndarstjórn Viðreisnar og Samfylkingar á Reykjavíkurborg? Diljá Mist Einarsdóttir skrifar
Skoðun Um áhrif niðurskurðar á fjárlögum 2025 til kvikmyndagerðar og lista Steingrímur Dúi Másson skrifar
Skoðun Séreignarsparnaður nauðsynlegur valkostur til að létta greiðslubyrði Kolbrún Halldórsdóttir skrifar
Skoðun Lítið gert úr áhyggjum íbúa Ölfuss og annarra landsmanna Ása Berglind Hjálmarsdóttir skrifar