Um aðgengi að upplýsingum Helga Jóna Eiríksdóttir skrifar 5. október 2023 11:01 Þann 27. september birtist pistill eftir Sigurð Gylfa Magnússon prófessor í menningarsögu við Háskóla Íslands þar sem hann skorar á borgarstjóra og bæjarstjóra Kópavogs að endurskoða ákvarðanir þeirra um að hætta rekstri Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafni Kópavogs. Slík áskorun er góð og gild og óskandi að öll sveitarfélög sæju kosti þess að reka öflugt héraðsskjalasafn. Því miður er það ekki alltaf raunin. Sveitarfélög eru ekki skyldug að reka héraðsskjalasöfn líkt og þau eru skyldug að reka almenningsbókasafn skv. 7. gr. bókasafnalaga nr. 150/2012. Hins vegar er þeim það heimilt og hafa undanfarin ár verið starfandi 20 héraðsskjalasöfn um land allt. Þau sveitarfélög sem ekki reka héraðsskjalasafn eru afhendingarskyld með skjöl sín til Þjóðskjalasafns Íslands. Má þar nefna sveitarfélög eins og Reykjanesbær, Hafnarfjarðarbær, Snæfellsbær, Sveitarfélagið Stykkishólmur og Vesturbyggð svo eitthvað sé nefnt. Þrátt fyrir að þessi sveitarfélög séu ekki afhendingarskyld á héraðsskjalasafn heldur Þjóðskjalasafn gilda nákvæmlega sömu lög um gögn þeirra og annarra sveitarfélaga, sem og ríkisins alls. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn tiltaka að öllum opinberum aðilum, ríki og sveitarfélög, er skylt að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn, það er á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasöfn. Lögin tryggja varðveislu upplýsinga óháð hvar þau verða til í stjórnkerfinu og hvar þau eiga að enda í varanlegri varðveislu. Sömu lög gilda um aðgengi að þessum upplýsingum. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalög nr. 140/2011 mynda saman heilstæðan lagabálk um aðgengi að upplýsingum sem verða til hjá hinu opinbera. Almennt gilda upplýsingalög um aðgengi að gögnum yngri en 30 ára en lög um opinber skjalasöfn um eldri gögn. Sigurður Gylfi heldur því fram í pistli sínum að „[þ]egnar landsins ættu erfiðara með að nálgast mikilvægar upplýsingar“ og telur að það „að flytja gögn úr sínu nærumhverfi og í miðlæga stofnun eins og Þjóðskjalasafn Íslands myndi skerða stórkostlega möguleika fólks til að fylgja málum eftir.“ Lögin tryggja að svo er ekki. Öll skjalasöfn tryggja aðgengi að gögnum í þeirra vörslu. Sömu lög gilda um aðgengi óháð því hvort gögnin liggja á héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni. Svo má nefna að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga afhendingarskyldir aðilar að halda áfram að veita aðgengi að gögnum sínum þar til þau hafa náð tilteknum aldri og eru afhent á opinbert skjalasafn. Ef um pappírsskjöl er að ræða á ekki að afhenda þau opinberu skjalasafni fyrr en þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn skjöl á almennt að afhenda í vörsluútgáfu þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Hins vegar skal afhendingarskyldur aðili áfram veita aðgang að rafrænum gögnum sínum þar til að þau hafa náð 30 ára aldri. Svo möguleikar almennings til að fylgja málum eftir ætti ekki að breytast eftir því hver stendur að rekstri skjalasafns, enda á stjórnvaldið, sveitarfélög eða ríkið, að veita aðgengi að upplýsingunum í allt að 30 ár eftir að þær urðu til eða þar til opinber skjalasöfn hafa tekið við gögnunum og aðgengi í þau. Eins og Sigurður Gylfi bendir réttilega á byggist nútímasamfélag á gegnsæi og opnum aðgangi að gjörðum kjörinna fulltrúa. Hann vill meina að með því að færa verkefni tveggja skjalasafna til Þjóðskjalasafns Íslands séum „við að sverja okkur í ætt við einræðisríki sem keppast við að halda upplýsingum frá almenningi.“ Af framansögðu er ljóst að ekki er hægt að taka undir þau orð hans. Þjóðskjalasafn Ísland er sjálfstæð stofnun sem starfar samkvæmt lögum og veitir aðgengi samkvæmt lögum hér eftir sem hingað til, eins og önnur skjalasöfn gera einnig. Að lokum vill Sigurður Gylfi hvetja alþingismenn til að skerpa á safnalögum til að tryggja að héraðsskjalasöfn séu að finna í öllum kjördæmum landsins. Fyrirmynd að slíku ákvæði má sjá í bókasafnalögum nr. 150/2012 eins og nefnt var, að alls staðar sem fyrirfinnast bókasöfn skyldu einnig héraðsskjalasöfn finnast. Hins vegar verður að benda á að safnalög gilda ekki um héraðsskjalasöfn og Þjóðskjalasafn Íslands enda starfa þau samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það er meðal annars vegna þess að þau eru ekki bara söfn í þeim skilningi orðsins heldur einnig stjórnsýslustofnanir sem gegna veigameira hlutverki, s.s. að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum. Því má ekki gleyma í umræðunni. Höfundur er lektor í skjalfræði við Háskóla Íslands. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Lokun Borgarskjalasafns Reykjavík Kópavogur Söfn Mest lesið „Öllum er fkn drull, haltu kjafti“ Bríet Bragadóttir,Hjördís Lára D. Ingólfsdóttir,Kristjana Anna Dagnýjardóttir Skoðun 27-faldur hagnaður!? Ásthildur Lóa Þórsdóttir Skoðun Hvernig getum við gert Ísland að eftirsóttum stað fyrir barnafjölskyldur? Birgitta Sigurðardóttir Skoðun Laumu risinn í landsframleiðslunni Ása Berglind Hjálmarsdóttir Skoðun Er barnið sjúkt í sykur? Elísabet Konráðsdóttir,Margrét Sigmundsdóttir Skoðun Skúffuskýrslan sem lifði af Linda Heiðarsdóttir Skoðun Breytum þessari sérhagsmunagæslu Aðalsteinn Leifsson Skoðun Bleiki fíllinn í herberginu Karólína Helga Símonardóttir Skoðun Hæstvirtur dómsmálaráðherra, við ætlumst til meira af þér Matthías Kormáksson Skoðun Stúlkur eiga undir högg að sækja í nauðgunarmálum Jörgen Ingimar Hansson Skoðun Skoðun Skoðun Uppbyggileg réttvísi (e. Restorative Justice) Kristín Skjaldardóttir,Þóra Sigríður Einarsdóttir skrifar Skoðun Þúsundir á vergangi - Upplýsa verður ranglætið Þorsteinn Sæmundsson skrifar Skoðun Flokkur fólksins á meðal fólks Elín Íris Fanndal Jónasdóttir skrifar Skoðun Er sjávarútvegurinn bara aukaleikari? Kristófer Máni Sigursveinsson skrifar Skoðun Hæstvirtur dómsmálaráðherra, við ætlumst til meira af þér Matthías Kormáksson skrifar Skoðun Kennarar – sanngjörn laun? Ólöf P. Úlfarsdóttir skrifar Skoðun Sjálfsvígstíðni - Gerum betur Þórarinn Guðni Helgason skrifar Skoðun Kæru kennarar Óskar Guðmundsson skrifar Skoðun Sjálfbærni á dagskrá, takk! Hafdís Hanna Ægisdóttir,Eva Magnúsdóttir skrifar Skoðun Kynslóðasáttmálann má ekki rjúfa Finnbjörn A. Hermannsson,Eyjólfur Árni Rafnsson skrifar Skoðun „Öllum er fkn drull, haltu kjafti“ Bríet Bragadóttir,Hjördís Lára D. Ingólfsdóttir,Kristjana Anna Dagnýjardóttir skrifar Skoðun Fyrirhyggjan tryggir lágt og stöðugt verð Tinna Traustadóttir skrifar Skoðun Gerum betur – breytum þessu Arnar Páll Guðmundsson skrifar Skoðun Það eiga allir séns Steinunn Ósk Kolbeinsdóttir skrifar Skoðun Andleg þrautseigja: Að vaxa í gegnum áskoranir Sigrún Þóra Sveinsdóttir skrifar Skoðun Bleiki fíllinn í herberginu Karólína Helga Símonardóttir skrifar Skoðun Ungt fólk, hvatningar til að nýta kosningarétt sinn og að mynda sér eigin skoðun Elmar Ægir Eysteinsson skrifar Skoðun Breytum þessari sérhagsmunagæslu Aðalsteinn Leifsson skrifar Skoðun Laumu risinn í landsframleiðslunni Ása Berglind Hjálmarsdóttir skrifar Skoðun Sagnaarfur Biblíunnar – Sköpun og paradísarmissir Dr. Sigurvin Lárus Jónsson skrifar Skoðun Hver er stefna Viðreisnar í heilbrigðismálum og hvernig virkar hún í praksis? Sigurrós Huldudóttir skrifar Skoðun Hvernig getum við gert Ísland að eftirsóttum stað fyrir barnafjölskyldur? Birgitta Sigurðardóttir skrifar Skoðun Plan í heilbrigðis- og öldrunarmálum - þjóðarátak í umönnun eldra fólks Árni Rúnar Þorvaldsson skrifar Skoðun Samfylkingin er með plan um að lögfesta leikskólastigið Dagbjört Hákonardóttir skrifar Skoðun Skúffuskýrslan sem lifði af Linda Heiðarsdóttir skrifar Skoðun Er barnið sjúkt í sykur? Elísabet Konráðsdóttir,Margrét Sigmundsdóttir skrifar Skoðun Ákall um jákvæða hvata til grænna fjárfestinga Kristín Þöll Skagfjörð skrifar Skoðun Fatlað fólk á betra skilið Guðmundur Ingi Kristinsson skrifar Skoðun 27-faldur hagnaður!? Ásthildur Lóa Þórsdóttir skrifar Skoðun Börnin okkar Halla Karen Kristjánsdóttir,Anna Sigríður Guðnadóttir,Valdimar Birgisson skrifar Sjá meira
Þann 27. september birtist pistill eftir Sigurð Gylfa Magnússon prófessor í menningarsögu við Háskóla Íslands þar sem hann skorar á borgarstjóra og bæjarstjóra Kópavogs að endurskoða ákvarðanir þeirra um að hætta rekstri Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafni Kópavogs. Slík áskorun er góð og gild og óskandi að öll sveitarfélög sæju kosti þess að reka öflugt héraðsskjalasafn. Því miður er það ekki alltaf raunin. Sveitarfélög eru ekki skyldug að reka héraðsskjalasöfn líkt og þau eru skyldug að reka almenningsbókasafn skv. 7. gr. bókasafnalaga nr. 150/2012. Hins vegar er þeim það heimilt og hafa undanfarin ár verið starfandi 20 héraðsskjalasöfn um land allt. Þau sveitarfélög sem ekki reka héraðsskjalasafn eru afhendingarskyld með skjöl sín til Þjóðskjalasafns Íslands. Má þar nefna sveitarfélög eins og Reykjanesbær, Hafnarfjarðarbær, Snæfellsbær, Sveitarfélagið Stykkishólmur og Vesturbyggð svo eitthvað sé nefnt. Þrátt fyrir að þessi sveitarfélög séu ekki afhendingarskyld á héraðsskjalasafn heldur Þjóðskjalasafn gilda nákvæmlega sömu lög um gögn þeirra og annarra sveitarfélaga, sem og ríkisins alls. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn tiltaka að öllum opinberum aðilum, ríki og sveitarfélög, er skylt að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn, það er á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasöfn. Lögin tryggja varðveislu upplýsinga óháð hvar þau verða til í stjórnkerfinu og hvar þau eiga að enda í varanlegri varðveislu. Sömu lög gilda um aðgengi að þessum upplýsingum. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalög nr. 140/2011 mynda saman heilstæðan lagabálk um aðgengi að upplýsingum sem verða til hjá hinu opinbera. Almennt gilda upplýsingalög um aðgengi að gögnum yngri en 30 ára en lög um opinber skjalasöfn um eldri gögn. Sigurður Gylfi heldur því fram í pistli sínum að „[þ]egnar landsins ættu erfiðara með að nálgast mikilvægar upplýsingar“ og telur að það „að flytja gögn úr sínu nærumhverfi og í miðlæga stofnun eins og Þjóðskjalasafn Íslands myndi skerða stórkostlega möguleika fólks til að fylgja málum eftir.“ Lögin tryggja að svo er ekki. Öll skjalasöfn tryggja aðgengi að gögnum í þeirra vörslu. Sömu lög gilda um aðgengi óháð því hvort gögnin liggja á héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni. Svo má nefna að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga afhendingarskyldir aðilar að halda áfram að veita aðgengi að gögnum sínum þar til þau hafa náð tilteknum aldri og eru afhent á opinbert skjalasafn. Ef um pappírsskjöl er að ræða á ekki að afhenda þau opinberu skjalasafni fyrr en þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn skjöl á almennt að afhenda í vörsluútgáfu þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Hins vegar skal afhendingarskyldur aðili áfram veita aðgang að rafrænum gögnum sínum þar til að þau hafa náð 30 ára aldri. Svo möguleikar almennings til að fylgja málum eftir ætti ekki að breytast eftir því hver stendur að rekstri skjalasafns, enda á stjórnvaldið, sveitarfélög eða ríkið, að veita aðgengi að upplýsingunum í allt að 30 ár eftir að þær urðu til eða þar til opinber skjalasöfn hafa tekið við gögnunum og aðgengi í þau. Eins og Sigurður Gylfi bendir réttilega á byggist nútímasamfélag á gegnsæi og opnum aðgangi að gjörðum kjörinna fulltrúa. Hann vill meina að með því að færa verkefni tveggja skjalasafna til Þjóðskjalasafns Íslands séum „við að sverja okkur í ætt við einræðisríki sem keppast við að halda upplýsingum frá almenningi.“ Af framansögðu er ljóst að ekki er hægt að taka undir þau orð hans. Þjóðskjalasafn Ísland er sjálfstæð stofnun sem starfar samkvæmt lögum og veitir aðgengi samkvæmt lögum hér eftir sem hingað til, eins og önnur skjalasöfn gera einnig. Að lokum vill Sigurður Gylfi hvetja alþingismenn til að skerpa á safnalögum til að tryggja að héraðsskjalasöfn séu að finna í öllum kjördæmum landsins. Fyrirmynd að slíku ákvæði má sjá í bókasafnalögum nr. 150/2012 eins og nefnt var, að alls staðar sem fyrirfinnast bókasöfn skyldu einnig héraðsskjalasöfn finnast. Hins vegar verður að benda á að safnalög gilda ekki um héraðsskjalasöfn og Þjóðskjalasafn Íslands enda starfa þau samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það er meðal annars vegna þess að þau eru ekki bara söfn í þeim skilningi orðsins heldur einnig stjórnsýslustofnanir sem gegna veigameira hlutverki, s.s. að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum. Því má ekki gleyma í umræðunni. Höfundur er lektor í skjalfræði við Háskóla Íslands.
„Öllum er fkn drull, haltu kjafti“ Bríet Bragadóttir,Hjördís Lára D. Ingólfsdóttir,Kristjana Anna Dagnýjardóttir Skoðun
Hvernig getum við gert Ísland að eftirsóttum stað fyrir barnafjölskyldur? Birgitta Sigurðardóttir Skoðun
Skoðun Uppbyggileg réttvísi (e. Restorative Justice) Kristín Skjaldardóttir,Þóra Sigríður Einarsdóttir skrifar
Skoðun „Öllum er fkn drull, haltu kjafti“ Bríet Bragadóttir,Hjördís Lára D. Ingólfsdóttir,Kristjana Anna Dagnýjardóttir skrifar
Skoðun Ungt fólk, hvatningar til að nýta kosningarétt sinn og að mynda sér eigin skoðun Elmar Ægir Eysteinsson skrifar
Skoðun Hver er stefna Viðreisnar í heilbrigðismálum og hvernig virkar hún í praksis? Sigurrós Huldudóttir skrifar
Skoðun Hvernig getum við gert Ísland að eftirsóttum stað fyrir barnafjölskyldur? Birgitta Sigurðardóttir skrifar
Skoðun Plan í heilbrigðis- og öldrunarmálum - þjóðarátak í umönnun eldra fólks Árni Rúnar Þorvaldsson skrifar
„Öllum er fkn drull, haltu kjafti“ Bríet Bragadóttir,Hjördís Lára D. Ingólfsdóttir,Kristjana Anna Dagnýjardóttir Skoðun
Hvernig getum við gert Ísland að eftirsóttum stað fyrir barnafjölskyldur? Birgitta Sigurðardóttir Skoðun