Ríkir gagnsæi hjá þínu fyrirtæki? Þorsteinn Guðmundsson skrifar 9. desember 2022 13:31 Í persónuverndarlögum segir að markmið þeirra sé m.a. að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs. Stór þáttur í því að njóta friðhelgi einkalífsins gagnvart vinnslu persónuupplýsinga er að vinnslan teljist gagnsæ og sanngjörn, þ.e. uppfylli skilyrði sanngirnisreglu persónuverndarlaga. Það er því grundvallarskilyrði að einstaklingar viti að unnið sé með persónuupplýsingar um þá. Fyrirtækjum sem vinna persónuupplýsingar um viðskiptavini sína ber því samkvæmt persónuverndarlögum að tilkynna þeim um vinnsluna en slíkar upplýsingar hafa mikla þýðingu fyrir viðkomandi t.a.m. til að geta tekið afstöðu til vinnslunnar út frá þeim réttindum sem persónuverndarlög veita. Algengast er að slíkar tilkynningar séu færðar fyrir augu viðskiptavina með svokölluðum persónuverndarstefnum á vefsíðum fyrirtækja. Það skiptir máli hvert innihald persónuverndarstefnu er Fjölmörg atriði þarf að hafa í huga þegar slíkar persónuverndarstefnur eru settar fram en hér verður þó einungis tæpt á þeim helstu. Vart ætti að þurfa taka það fram að mikilvægast af öllu er að fyrirtæki hafi yfirhöfuð upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu fyrirtækisins t.d. í formi persónuverndarstefnu. Það er ekki síður mikilvægt að persónuverndarstefna sé á áberandi stað og helst á aðalsíðu fyrirtækjavefsins. Þannig ætti ekki að þurfa nema einn til tvo „smelli“ til að komast í stefnuna. Miklu máli getur skipt hvernig persónuverndarstefnur eru orðaðar því skýrt þarf að koma fram hvaða upplýsingar unnið er með og hvenær. Ekki ætti því að nota orðalag eins og “… dæmi um persónuupplýsingar sem unnið er með”, “… gætum unnið með …”, „… kunnum að vinna með …“ eða „… vinnum einkum …“ þegar lýst er hvaða persónuupplýsingar eru unnar. Slíkt orðalag er þó ansi algengt þrátt fyrir að vera ófullnægjandi því eins og áður sagði er það grundvallaratriði að einstaklingar viti hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá og hvenær það er gert. Hér er því mikilvægt að fyrirtæki noti meira afgerandi orðalag enda ætti það ekki að vefjast fyrir fyrirtækjum, sem hafa útbúið vinnsluskrá, hvenær það vinnur persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Rétt er að hafa það í huga að persónuverndarstefnur eru í eðli sínu upplýsingar til hins almenna neytenda og ættu því að vera á einföldu og skýru máli. Forðast ætti að nota óútskýrð hugtök úr persónuverndarlögum og annað lagatæknimál. Því miður er alltof algengt að sjá persónuverndarstefnur þar sem notast er við langar málsgreinar, t.a.m. þar sem vinnslu persónuupplýsinga er lýst í samfelldu máli sem fyllir margar línur. Betra er að setja textann upp í punktaformi til að gera textann aðgengilegri og sporna með því við „upplýsingaþreytu“. Í því samhengi má benda á ef viðskiptavinir skilja almennt ekki efni persónuverndarstefnu og geta þannig ekki ráðið af henni hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá eða hvenær það er gert, þá uppfyllir vinnslan ekki kröfur persónuverndarlaga um sanngirni og gagnsæi. Staða íslenskra fyrirtækja gagnvart persónuvernd Eftir skoðun á fjölda vefsíðna er óhætt að fullyrða að stór hluti fyrirtækja á Íslandi uppfyllir ekki fyrrgreind skilyrði persónuverndarlaga. Í því sambandi ætti að vera nokkuð augljóst að fyrirtæki sem ekki birtir upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu sinni, getur ekki talist uppfylla kröfur persónuverndarlaga um sanngjarna og gagnsæja vinnslu. Einnig er ljóst að fyrirtæki sem birtir ófullnægjandi persónuverndarstefnu, eins og hér hefur verið lýst, gerir það ekki heldur. Það er mikið í húfi fyrir rekstraraðila að hafa persónuverndarmálin á hreinu því trúverðugleiki fyrirtækja og traust viðskiptavina verða ekki metin til fjár. Það verða þó hins vegar sektarákvarðanir Persónuverndar, því samkvæmt lögunum geta sektir fyrir brot á þeim reglum sem hér um ræðir numið allt að 2,4 milljörðum eða 4% af ársveltu, eftir því hvort er hærra. Rétt er því að hvetja rekstraraðila fyrirtækja til að birta upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðum sínum. Einnig þarf að ganga úr skugga um að persónuverndarstefnan uppfylli skilyrði persónuverndarlaga. Að öðrum kosti gæti aðgerðarleysi í þessum efnum leitt til þess að bæði glatist fé og traust. Höfundur er lögfræðingur og starfar sem persónuverndarráðgjafi. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Persónuvernd Mest lesið Líf eftir afplánun Eva Sóley Kristjánsdóttir Skoðun Þjónn, það er bakslag í beinasoðinu mínu Hlédís Maren Guðmundsdóttir Skoðun Fáni okkar allra Hörður Lárusson Skoðun Séríslensk hávaxtastefna Sigurjón Þórðarson Skoðun Ég hef… Karólína Helga Símonardóttir Skoðun Leikur að lýðræðinu Ása Valdís Árnadóttir,Björn Kristinn Pálmarsson,Smári Bergmann Kolbeinsson Skoðun Mér var sagt að þegja á meðan fréttatíminn var Haukur Brynjarsson Skoðun Ákall til stjórnvalda - Ekki skattleggja útivist og áhugamál enn frekar Arnar Þór Hafsteinsson Skoðun Hvers virði er starfsleyfið okkar? Eva Hauksdóttir,Katrín Sigurðardóttir,Laufey Elísabet Gissurardóttir,Steinunn Bergmann,Þóra Leósdóttir Skoðun Forljót grá hús Hjalti Andrason Skoðun Skoðun Skoðun Bætum fleiri stólum við borðið Ingibjörg Lilja Þórmundsdóttir skrifar Skoðun Hvers virði er starfsleyfið okkar? Eva Hauksdóttir,Katrín Sigurðardóttir,Laufey Elísabet Gissurardóttir,Steinunn Bergmann,Þóra Leósdóttir skrifar Skoðun Pyrrosar sigur Helgi Tómasson skrifar Skoðun Ákall til stjórnvalda - Ekki skattleggja útivist og áhugamál enn frekar Arnar Þór Hafsteinsson skrifar Skoðun Mér var sagt að þegja á meðan fréttatíminn var Haukur Brynjarsson skrifar Skoðun Allt fyrir Brussel og Nató, hitt reddast einhvern veginn Davíð Bergmann skrifar Skoðun Forljót grá hús Hjalti Andrason skrifar Skoðun Líf eftir afplánun Eva Sóley Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Fáni okkar allra Hörður Lárusson skrifar Skoðun Séríslensk hávaxtastefna Sigurjón Þórðarson skrifar Skoðun Leikur að lýðræðinu Ása Valdís Árnadóttir,Björn Kristinn Pálmarsson,Smári Bergmann Kolbeinsson skrifar Skoðun Ég hef… Karólína Helga Símonardóttir skrifar Skoðun Vísindin geta læknað krabbamein en ekki grænmetissafar og kaffistólpípur Dögg Guðmundsdóttir,Guðrún Nanna Egilsdóttir,Vilborg Kolbrún Vilmundardóttir skrifar Skoðun Þöggun, hroki og afneitun voru móttökur Samfylkingarinnar til okkar Elín A. Eyfjörð Ármannsdóttir skrifar Skoðun Er yfirvöldum alveg sama um fólk á bifhjólum? Njáll Gunnlaugsson skrifar Skoðun Ekki mamman í hópnum - leiðtoginn í hópnum Katrín Ásta Sigurjónsdóttir skrifar Skoðun Rannsóknarnefnd styrjalda Gunnar Einarsson skrifar Skoðun Börn eiga ekki heima í fangelsi Tótla I. Sæmundsdóttir skrifar Skoðun Aðförin að einkabílnum eða bara meira frelsi? Kristín Hrefna Halldórsdóttir skrifar Skoðun Kvöld sem er ekki bara fyrir börnin Alicja Lei skrifar Skoðun Verkakonur samtímans – og nýtt skeið í kvennabaráttu! Guðrún Margrét Guðmundsdóttir,Aleksandra Leonardsdóttir skrifar Skoðun Málið er dautt (A Modest Proposal) skrifar Skoðun Femínísk utanríkisstefna: aukin samstaða og aðgerðir Guillaume Bazard skrifar Skoðun Hagsmunir flugrekstrar á Íslandi eru miklir Jóhannes Bjarni Guðmundsson skrifar Skoðun Þjónn, það er bakslag í beinasoðinu mínu Hlédís Maren Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Samhljómur á meðal ÍSÍ og Íslandsspila um endursköpun spilaumhverfisins Ingvar Örn Ingvarsson skrifar Skoðun Kvennabarátta á tímum bakslags Tatjana Latinovic skrifar Skoðun Líttupp - ertu að missa af einhverju? Skúli Bragi Geirdal skrifar Skoðun Betri hellir, stærri kylfur? Ingvar Þóroddsson skrifar Skoðun Er loftslagskvíðinn horfinn? Sonja Huld Guðjónsdóttir skrifar Sjá meira
Í persónuverndarlögum segir að markmið þeirra sé m.a. að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs. Stór þáttur í því að njóta friðhelgi einkalífsins gagnvart vinnslu persónuupplýsinga er að vinnslan teljist gagnsæ og sanngjörn, þ.e. uppfylli skilyrði sanngirnisreglu persónuverndarlaga. Það er því grundvallarskilyrði að einstaklingar viti að unnið sé með persónuupplýsingar um þá. Fyrirtækjum sem vinna persónuupplýsingar um viðskiptavini sína ber því samkvæmt persónuverndarlögum að tilkynna þeim um vinnsluna en slíkar upplýsingar hafa mikla þýðingu fyrir viðkomandi t.a.m. til að geta tekið afstöðu til vinnslunnar út frá þeim réttindum sem persónuverndarlög veita. Algengast er að slíkar tilkynningar séu færðar fyrir augu viðskiptavina með svokölluðum persónuverndarstefnum á vefsíðum fyrirtækja. Það skiptir máli hvert innihald persónuverndarstefnu er Fjölmörg atriði þarf að hafa í huga þegar slíkar persónuverndarstefnur eru settar fram en hér verður þó einungis tæpt á þeim helstu. Vart ætti að þurfa taka það fram að mikilvægast af öllu er að fyrirtæki hafi yfirhöfuð upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu fyrirtækisins t.d. í formi persónuverndarstefnu. Það er ekki síður mikilvægt að persónuverndarstefna sé á áberandi stað og helst á aðalsíðu fyrirtækjavefsins. Þannig ætti ekki að þurfa nema einn til tvo „smelli“ til að komast í stefnuna. Miklu máli getur skipt hvernig persónuverndarstefnur eru orðaðar því skýrt þarf að koma fram hvaða upplýsingar unnið er með og hvenær. Ekki ætti því að nota orðalag eins og “… dæmi um persónuupplýsingar sem unnið er með”, “… gætum unnið með …”, „… kunnum að vinna með …“ eða „… vinnum einkum …“ þegar lýst er hvaða persónuupplýsingar eru unnar. Slíkt orðalag er þó ansi algengt þrátt fyrir að vera ófullnægjandi því eins og áður sagði er það grundvallaratriði að einstaklingar viti hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá og hvenær það er gert. Hér er því mikilvægt að fyrirtæki noti meira afgerandi orðalag enda ætti það ekki að vefjast fyrir fyrirtækjum, sem hafa útbúið vinnsluskrá, hvenær það vinnur persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Rétt er að hafa það í huga að persónuverndarstefnur eru í eðli sínu upplýsingar til hins almenna neytenda og ættu því að vera á einföldu og skýru máli. Forðast ætti að nota óútskýrð hugtök úr persónuverndarlögum og annað lagatæknimál. Því miður er alltof algengt að sjá persónuverndarstefnur þar sem notast er við langar málsgreinar, t.a.m. þar sem vinnslu persónuupplýsinga er lýst í samfelldu máli sem fyllir margar línur. Betra er að setja textann upp í punktaformi til að gera textann aðgengilegri og sporna með því við „upplýsingaþreytu“. Í því samhengi má benda á ef viðskiptavinir skilja almennt ekki efni persónuverndarstefnu og geta þannig ekki ráðið af henni hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá eða hvenær það er gert, þá uppfyllir vinnslan ekki kröfur persónuverndarlaga um sanngirni og gagnsæi. Staða íslenskra fyrirtækja gagnvart persónuvernd Eftir skoðun á fjölda vefsíðna er óhætt að fullyrða að stór hluti fyrirtækja á Íslandi uppfyllir ekki fyrrgreind skilyrði persónuverndarlaga. Í því sambandi ætti að vera nokkuð augljóst að fyrirtæki sem ekki birtir upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu sinni, getur ekki talist uppfylla kröfur persónuverndarlaga um sanngjarna og gagnsæja vinnslu. Einnig er ljóst að fyrirtæki sem birtir ófullnægjandi persónuverndarstefnu, eins og hér hefur verið lýst, gerir það ekki heldur. Það er mikið í húfi fyrir rekstraraðila að hafa persónuverndarmálin á hreinu því trúverðugleiki fyrirtækja og traust viðskiptavina verða ekki metin til fjár. Það verða þó hins vegar sektarákvarðanir Persónuverndar, því samkvæmt lögunum geta sektir fyrir brot á þeim reglum sem hér um ræðir numið allt að 2,4 milljörðum eða 4% af ársveltu, eftir því hvort er hærra. Rétt er því að hvetja rekstraraðila fyrirtækja til að birta upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðum sínum. Einnig þarf að ganga úr skugga um að persónuverndarstefnan uppfylli skilyrði persónuverndarlaga. Að öðrum kosti gæti aðgerðarleysi í þessum efnum leitt til þess að bæði glatist fé og traust. Höfundur er lögfræðingur og starfar sem persónuverndarráðgjafi.
Leikur að lýðræðinu Ása Valdís Árnadóttir,Björn Kristinn Pálmarsson,Smári Bergmann Kolbeinsson Skoðun
Ákall til stjórnvalda - Ekki skattleggja útivist og áhugamál enn frekar Arnar Þór Hafsteinsson Skoðun
Hvers virði er starfsleyfið okkar? Eva Hauksdóttir,Katrín Sigurðardóttir,Laufey Elísabet Gissurardóttir,Steinunn Bergmann,Þóra Leósdóttir Skoðun
Skoðun Hvers virði er starfsleyfið okkar? Eva Hauksdóttir,Katrín Sigurðardóttir,Laufey Elísabet Gissurardóttir,Steinunn Bergmann,Þóra Leósdóttir skrifar
Skoðun Ákall til stjórnvalda - Ekki skattleggja útivist og áhugamál enn frekar Arnar Þór Hafsteinsson skrifar
Skoðun Leikur að lýðræðinu Ása Valdís Árnadóttir,Björn Kristinn Pálmarsson,Smári Bergmann Kolbeinsson skrifar
Skoðun Vísindin geta læknað krabbamein en ekki grænmetissafar og kaffistólpípur Dögg Guðmundsdóttir,Guðrún Nanna Egilsdóttir,Vilborg Kolbrún Vilmundardóttir skrifar
Skoðun Þöggun, hroki og afneitun voru móttökur Samfylkingarinnar til okkar Elín A. Eyfjörð Ármannsdóttir skrifar
Skoðun Verkakonur samtímans – og nýtt skeið í kvennabaráttu! Guðrún Margrét Guðmundsdóttir,Aleksandra Leonardsdóttir skrifar
Skoðun Samhljómur á meðal ÍSÍ og Íslandsspila um endursköpun spilaumhverfisins Ingvar Örn Ingvarsson skrifar
Leikur að lýðræðinu Ása Valdís Árnadóttir,Björn Kristinn Pálmarsson,Smári Bergmann Kolbeinsson Skoðun
Ákall til stjórnvalda - Ekki skattleggja útivist og áhugamál enn frekar Arnar Þór Hafsteinsson Skoðun
Hvers virði er starfsleyfið okkar? Eva Hauksdóttir,Katrín Sigurðardóttir,Laufey Elísabet Gissurardóttir,Steinunn Bergmann,Þóra Leósdóttir Skoðun