Ákvörðunina má rekja til máls sem umboðsmaður hafði til umfjöllunar, þar sem það tók sviðið tvö ár að afgreiða beiðni einstaklings um aðgang að gögnum og upplýsingum.
Þá segir á vefsíðu umboðsmanns að umboðsmanni sjálfum hafi gengið erfiðlega að fá svör við spurningum sínum vegna málsins, meðal annars vegna þess að ekki var hægt að ná í starfsfólk sviðsins í síma. Þannig þurfti ítrekað að ganga á eftir skýrari svörum í tölvupóstum.
Í umfjöllun umboðsmanns um umrætt mál segir meðal annars að það hafi gengið erfiðlega fyrir embættið að fá fullnægjandi upplýsingar frá borginni um afgreiðslu upplýsingabeiðnar einstaklingsins, sem hafði verið send milli starfsmanna borgarinnar í tvö ár.
„Ítrekað var gengið eftir þeim svörum bæði í síma sem bar engan árangur og tölvupóstum. Í því sambandi var minnt á að forsenda þess að umboðsmaður geti rækt eftirlitshlutverk sitt með stjórnsýslunni, eins og henni er ætlað, sé að stjórnvöld svari fyrirspurnum hennar með fullnægjandi hætti og láti fullnægjandi upplýsingar og gögn í té innan hæfilegs tíma.
Enn barst ekki viðunandi svar, þ.e. með staðfestingu á að beiðnin hefði verið afgreidd, og þurfti þar af leiðandi að ganga eftir því enn einu sinni. Þegar slík staðfesting loksins barst var ekki tilefni til að fjalla frekar um málið þar sem beiðnin hafði verið afgreidd,“ segir í samantekt umboðsmanns.
Sendi hann erindi á Reykjavíkurborg þar sem borgin var minnt á ákvæði stjórnsýslulaga um að ákvarðanir í málum skuli teknar svo fljótt sem unnt er og þegar fyrirsjáanlegt sé að afgreiðsla tefjist beri að skýra viðkomandi frá því, upplýsa um ástæður tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta.
„Að sama skapi væri mælt fyrir um í upplýsingalögum að ákvörðun um hvort orðið yrði við beiðni um aðgang að gögnum ætti að taka svo fljótt sem verða mætti. Ef slík beiðni væri ekki afgreidd innan viku skyldi skýra frá ástæðum tafa og hvenær ákvörðunar væri að vænta. Borgin yrði að gæta betur að reglum um málshraða. Þá gerði umboðsmaður einnig athugasemdir við að ekki væri hægt að hafa samband við umhverfis- og skipulagssvið í gegnum síma og ítrekaði fyrirspurn sína um hvernig tilhögun símsvörunar væri háttað hjá sviðinu og aðgangi almennings að starfsmönnum og þjónustu þess í gegnum síma.“
