Það þarf ekki að höggva tré til að undirrita skjal Jóhann Ingi Guðjónsson skrifar 17. febrúar 2023 14:00 Það eru eflaust fáir sem spá nokkurn tímann í því hversu mikil sóun fer í skjalavinnslu fyrirtækja. Ferlið við að skrifa undir eitt skjal getur haft mun vegameiri áhrif á umhverfið en flestir gera sér grein fyrir. Ferlið við að prenta, geyma og farga gögnum stuðlar að eyðingu skóga ásamt losun á loft- og vatnsmengun. Pennar eru engu skárri, en blekið sem þeir nota getur stuðlað að losun eitraðra efna í umhverfið. Lukkulega stendur okkur til boða hentugan valkost sem stuðlar ekki að þessum umhverfisáhrifum – rafrænar undirskriftir. Rafrænar undirskriftir hafa stuðlað að byltingu í því hvernig við undirritum og vinnum úr skjölum. Tæknin býður upp á hraðvirkan og öruggan valkost til að undirrita og meðhöndla gögn. En þessi valkostur býður líka upp á fjölda umhverfisávinninga fram yfir hefðbundnar undirskriftaleiðir – við skulum skoða þá nánar. Látum greyið trén í friði Fyrsti umhverfis ávinningurinn sem kemur til huga er líklega minni pappírsnotkun. Hefðbundin undirskriftarferli krefjast prentunar, geymslu og förgunar á pappírsskjölum, sem safnast upp í talsvert magn af úrgangi. Með rafrænum undirskriftum er hægt að undirrita skjöl rafrænt og útrýma notkun pappírs og bleks - sem dregur verulega úr umhverfisáhrifum sem myndast við ferlið. Þegar undirrita þarf skjöl með pappír og penna þarf að prenta út mörg eintök af hverju skjali fyrir hvern og einn aðila sem kemur að málinu. Þetta er fljótt að safnast upp – til dæmis ef skjal er 20 blaðsíður og það þarf átta einstaklinga til að undirrita, þá þarf að prenta 160 blaðsíður fyrir þetta eina skjal. En hvað ef það uppgötvast mistök í skjalinu? Eða þarf að endurskoða og endurnýja hann á hálfsárs fresti? Minnstu frávik eru fljót að vinna upp á sig. Með rafrænum undirskriftum þarf ekki að prenta út mörg eintök af skjali fyrir hvern og einn undirritanda. Skjalinu er hlaðið inn á örugga vefgátt og hver undirritandi getur undirritað skjalið rafrænt með snjallsímanum sínum. Þannig ýtir tæknin einnig undir aukið aðgengi að skjölum. Þegar margir þurfa að skrifa undir skjal getur reynst erfitt að samræma tímasetningar og koma öllum undir sama þak á sama tíma. Með rafrænum undirskriftum geta undirritarar hins vegar nálgast skjalið hvaðan sem er og undirritað það þegar þeim hentar. Að draga úr pappírssóun með rafrænum undirskriftum er ekki bara hagkvæmt fyrir umhverfið – heldur sparar það líka pening. Prentun og meðhöndlun skjala getur verið dýr, sérstaklega fyrir stærri stofnanir. Með því að draga úr þörfinni fyrir þessa starfsemi geta rafrænar undirskriftir dregið verulega úr kostnaði og bætt heildarhagkvæmni – sem ætti að vera enn meiri hvati fyrir fyrirtæki að skipta pappírnum út. Tilgangslaus kolefnislosun Auk þess að vernda trén í kringum okkur geta rafrænar undirskriftir dregið úr kolefnisfótspori sem tengist undirritunum. Hefðbundin undirritunarferli fela oft í sér flutning á skjölum - hvort sem það með pósti eða í persónu - sem stuðlar að umhverfislosun frá samgöngutækjum. Með rafrænum undirskriftum er hægt að skrifa undir og vinna úr skjölum hvaðan sem er með nettengingu, sem dregur úr ferðaþörf og minnkar útblástur. Þannig er hægt að útrýma þörfinni fyrir flutning á skjölum og því þarf ekki að ganga á auðlindir sem stuðla að gróðurhúsaáhrifum. Með skjölum sem prentuð eru á pappír er oft nauðsynlegt flytja þau líkamlega til allra sem koma að ferlinu. Það skapar töluverða kolefnislosun, sérstaklega í lengri sendingum sem nota flugvélar og flutningaskip. Í stað þess getum við undirritað og deilt skjölum rafrænt, sem útrýmir öllum gagnaflutningi og tilheyrandi mengun. Samkvæmt rannsókn sem unnin var af tæknifyrirtækinu Adobe, draga rafrænar undirskriftir úr kolefnislosun um allt að 80 prósent fyrir hverja undirskrift. Það er því ljóst rafrænar undirskriftir geta dregið verulega úr kolefnisfótspori fyrirtækja og einstaklinga. Af öllum þeim ábötum sem fást með rafrænum undirskriftum er minni kolefnislosun mögulega sá mikilvægasti. Það er dýrt að geyma og gleyma Rafrænar undirskriftir styðja einnig við sjálfbærni með því að útrýma þörfinni fyrir áþreifanlegri geymslu á skjölum. Með hefðbundnum undirskriftum þarf að geyma afrit af skjölum í skjalaskáp eða kassa, sem þarf að skipuleggja og tileinka pláss. Með rafrænni undirskriftagátt er hins vegar hægt að geyma öll undirrituð skjöl á öruggum vettvangi á netinu og nálgast þau hvar og hvenær sem er með öruggri auðkenningu. Þetta útilokar ekki aðeins þörfina fyrir geymslu, heldur dregur einnig úr hættu á að skjöl glatist eða skemmist. Rafrænar undirskriftir auka skilvirkni fyrirtækja með því að draga úr þeim tíma sem þarf til að undirrita og vinna skjöl. Með þeim geta allir aðilar lokið ferlinu fjarstýrt og í rauntíma, án þess að mæta á persónulega fundi. Þannig sparast tími og orka við að ferðast til og frá undirritunarstað. Þessi áhrif draga einnig úr kolefnisfótspori þar sem fólk þarf ekki að nota samgöngumáta til að nálgast skjöl. Ennfremur einfalda rafrænar undirskriftir undirritunarferlið í heild og dregur þannig úr líkum á villum og mistökum. Með hefðbundnum undirskriftum er ekki óalgengt að skjöl týnist eða fari í ranga geymslu, sem leiðir til tafa og aukinnar sóunar. Rafrænar undirskriftir bjóða hins vegar upp á öruggari og skipulagðari valkost þar sem skjöl eru geymd á miðlægum stað sem er aðeins aðgengilegur aðilum sem hlut eiga að máli. Þetta dregur úr möguleikum á villum og mistökum, auk þess að bæta öruggi gagnanna. En rafrænar undirskriftir geta líka hjálpað fyrirtækjum að draga úr kostnaði. Með því að útrýma þörfinni fyrir prentun, póstsendingum og geymslu skjala geta rafrænar undirskriftir dregið verulega úr kostnaði og bætt heildar skilvirkni. Með því að auka skilvirkni og draga úr sóun eru rafrænar undirskriftir frábær leið til að hjálpa fyrirtækjum að auka framleiðni á sama tíma og þau draga úr umhverfisáhrifum. Það er því ljóst að rafræn undirskriftartækni hefur veruleg áhrif á umhverfið. Tæknin dregur úr pappírsnotkun og kolefnislosun, styður við sjálfbærni og stuðlar að ábyrgri auðlindanotkun. Valið um að færa sig yfir í rafrænar undirskriftir er ekki bara spurning um þægindi og skilvirkni, heldur er þetta líka tækifæri til að styðja við og vernda umhverfið. Með því að tileinka okkur þessa tækni getum við hjálpað til við að skapa sjálfbærari framtíð fyrir okkur sjálf og komandi kynslóðir. Það þarf ekki að höggva tré til að undirrita skjal. Höfundur er markaðs- og samskiptastjóri Dokobit. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Stafræn þróun Mest lesið Það er allt í lagi að vera þú sjálfur - Opið bréf til Snorra Mássonar Kári Stefánsson Skoðun Viðreisn er Samfylkingin Júlíus Viggó Ólafsson Skoðun Ráðherrann Gísli Hvanndal Jakobsson Skoðun Hugsjónir ójafnaðarmanns - svar við bréfi Kára Snorri Másson Skoðun Er skynsemi Sigmundar Davíðs o.fl. skynsamleg? Ole Anton Bieltvedt Skoðun Sjálfskaparvíti Samfylkingar og Viðreisnar Birta Karen Tryggvadóttir Skoðun Samfylkingin hafnar einkavæðingu í skólakerfinu Arnór Heiðar Benónýsson,Anna María Jónsdóttir Skoðun Þarf Ábyrg framtíð 14,1% til að komast í kappræður Heimildarinnar? Jóhannes Loftsson Skoðun Er heilbrigði besta lausnin? Lukka Pálsdóttir Skoðun Baráttan um Ísland og sjálfstæði þjóðar Ragnar Þór Ingólfsson Skoðun Skoðun Skoðun Rödd mannréttinda, jöfnuðar og jafnréttis þarf að hljóma á Alþingi Þuríður Harpa Sigurðardóttir skrifar Skoðun Gera þarf skurk í búsetumálum eldri borgara Ólafur Ísleifsson skrifar Skoðun „Ég hefði nú ekkert á móti því að taka aðeins í tæjuna“ Eva Pandora Baldursdóttir skrifar Skoðun Vilt þú breytingu á stjórn landsins? Hannes S. Jónsson skrifar Skoðun Hugsjónir ójafnaðarmanns - svar við bréfi Kára Snorri Másson skrifar Skoðun Af hverju er nauðsyn að fá Sósíalista inn á þing og í næstu ríkisstjórn? Ólafur H. Ólafsson skrifar Skoðun Búsetufrelsi og lögheimilisskráning Heiðbrá Ólafsdóttir skrifar Skoðun Rangfærslur og aðrar villur í umræðunni um Evrópusambandið Jón Frímann Jónsson skrifar Skoðun Geðveikir frasar – en það þarf að vera plan! Ragna Sigurðardóttir,Sigurþóra Bergsdóttir skrifar Skoðun Þarf Ábyrg framtíð 14,1% til að komast í kappræður Heimildarinnar? Jóhannes Loftsson skrifar Skoðun Þess vegna er ég á lista VG í Suðurkjördæmi Þorsteinn Ólafsson skrifar Skoðun Svínsleg mismunun gagnvart eldra fólki Jóhann Páll Jóhannsson skrifar Skoðun Hverjir myrða konur? Auður Önnu Magnúsdóttir skrifar Skoðun „Það sé ykkur til fæðu“ - hugleiðing um jólamat Árni Stefán Árnason skrifar Skoðun Ferðafrelsið er dýrmætt Ágústa Ágústsdóttir skrifar Skoðun Viðreisn er Samfylkingin Júlíus Viggó Ólafsson skrifar Skoðun Mannúðleg innflytjendastefna Gísli Rafn Ólafsson skrifar Skoðun Hvað er vandamálið á húsnæðismarkaðinum og hvernig leysum við það Ómar Ingþórsson skrifar Skoðun Er heilbrigði besta lausnin? Lukka Pálsdóttir skrifar Skoðun Samfylkingin hafnar einkavæðingu í skólakerfinu Arnór Heiðar Benónýsson,Anna María Jónsdóttir skrifar Skoðun Sjálfskaparvíti Samfylkingar og Viðreisnar Birta Karen Tryggvadóttir skrifar Skoðun Evrópudagur sjúkraliða Sandra B. Franks skrifar Skoðun Baráttan um Ísland og sjálfstæði þjóðar Ragnar Þór Ingólfsson skrifar Skoðun Alvöru aðgerðir í húsnæðismálum – x við V Svandís Svavarsdóttir skrifar Skoðun Er skynsemi Sigmundar Davíðs o.fl. skynsamleg? Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Ráðherrann Gísli Hvanndal Jakobsson skrifar Skoðun Nándarhryðjuverk er mannréttindabrot sem fær lítil viðbrögð frá samfélaginu Birna Sól Daníelsdóttir, Helga Benediktsdóttir,Telma Lísa Elmarsdóttir skrifar Skoðun Willum Þór – fyrir konur Heiðdís Geirsdóttir,Halla Karen Kristjánsdóttir,Hjördís Guðný Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Af hverju kýs ég Samfylkinguna? Guðmundur Ingi Þóroddsson skrifar Skoðun Uppeldi, færni til framtíðar - fór í skúffu stjórnvalda! Una María Óskarsdóttir skrifar Sjá meira
Það eru eflaust fáir sem spá nokkurn tímann í því hversu mikil sóun fer í skjalavinnslu fyrirtækja. Ferlið við að skrifa undir eitt skjal getur haft mun vegameiri áhrif á umhverfið en flestir gera sér grein fyrir. Ferlið við að prenta, geyma og farga gögnum stuðlar að eyðingu skóga ásamt losun á loft- og vatnsmengun. Pennar eru engu skárri, en blekið sem þeir nota getur stuðlað að losun eitraðra efna í umhverfið. Lukkulega stendur okkur til boða hentugan valkost sem stuðlar ekki að þessum umhverfisáhrifum – rafrænar undirskriftir. Rafrænar undirskriftir hafa stuðlað að byltingu í því hvernig við undirritum og vinnum úr skjölum. Tæknin býður upp á hraðvirkan og öruggan valkost til að undirrita og meðhöndla gögn. En þessi valkostur býður líka upp á fjölda umhverfisávinninga fram yfir hefðbundnar undirskriftaleiðir – við skulum skoða þá nánar. Látum greyið trén í friði Fyrsti umhverfis ávinningurinn sem kemur til huga er líklega minni pappírsnotkun. Hefðbundin undirskriftarferli krefjast prentunar, geymslu og förgunar á pappírsskjölum, sem safnast upp í talsvert magn af úrgangi. Með rafrænum undirskriftum er hægt að undirrita skjöl rafrænt og útrýma notkun pappírs og bleks - sem dregur verulega úr umhverfisáhrifum sem myndast við ferlið. Þegar undirrita þarf skjöl með pappír og penna þarf að prenta út mörg eintök af hverju skjali fyrir hvern og einn aðila sem kemur að málinu. Þetta er fljótt að safnast upp – til dæmis ef skjal er 20 blaðsíður og það þarf átta einstaklinga til að undirrita, þá þarf að prenta 160 blaðsíður fyrir þetta eina skjal. En hvað ef það uppgötvast mistök í skjalinu? Eða þarf að endurskoða og endurnýja hann á hálfsárs fresti? Minnstu frávik eru fljót að vinna upp á sig. Með rafrænum undirskriftum þarf ekki að prenta út mörg eintök af skjali fyrir hvern og einn undirritanda. Skjalinu er hlaðið inn á örugga vefgátt og hver undirritandi getur undirritað skjalið rafrænt með snjallsímanum sínum. Þannig ýtir tæknin einnig undir aukið aðgengi að skjölum. Þegar margir þurfa að skrifa undir skjal getur reynst erfitt að samræma tímasetningar og koma öllum undir sama þak á sama tíma. Með rafrænum undirskriftum geta undirritarar hins vegar nálgast skjalið hvaðan sem er og undirritað það þegar þeim hentar. Að draga úr pappírssóun með rafrænum undirskriftum er ekki bara hagkvæmt fyrir umhverfið – heldur sparar það líka pening. Prentun og meðhöndlun skjala getur verið dýr, sérstaklega fyrir stærri stofnanir. Með því að draga úr þörfinni fyrir þessa starfsemi geta rafrænar undirskriftir dregið verulega úr kostnaði og bætt heildarhagkvæmni – sem ætti að vera enn meiri hvati fyrir fyrirtæki að skipta pappírnum út. Tilgangslaus kolefnislosun Auk þess að vernda trén í kringum okkur geta rafrænar undirskriftir dregið úr kolefnisfótspori sem tengist undirritunum. Hefðbundin undirritunarferli fela oft í sér flutning á skjölum - hvort sem það með pósti eða í persónu - sem stuðlar að umhverfislosun frá samgöngutækjum. Með rafrænum undirskriftum er hægt að skrifa undir og vinna úr skjölum hvaðan sem er með nettengingu, sem dregur úr ferðaþörf og minnkar útblástur. Þannig er hægt að útrýma þörfinni fyrir flutning á skjölum og því þarf ekki að ganga á auðlindir sem stuðla að gróðurhúsaáhrifum. Með skjölum sem prentuð eru á pappír er oft nauðsynlegt flytja þau líkamlega til allra sem koma að ferlinu. Það skapar töluverða kolefnislosun, sérstaklega í lengri sendingum sem nota flugvélar og flutningaskip. Í stað þess getum við undirritað og deilt skjölum rafrænt, sem útrýmir öllum gagnaflutningi og tilheyrandi mengun. Samkvæmt rannsókn sem unnin var af tæknifyrirtækinu Adobe, draga rafrænar undirskriftir úr kolefnislosun um allt að 80 prósent fyrir hverja undirskrift. Það er því ljóst rafrænar undirskriftir geta dregið verulega úr kolefnisfótspori fyrirtækja og einstaklinga. Af öllum þeim ábötum sem fást með rafrænum undirskriftum er minni kolefnislosun mögulega sá mikilvægasti. Það er dýrt að geyma og gleyma Rafrænar undirskriftir styðja einnig við sjálfbærni með því að útrýma þörfinni fyrir áþreifanlegri geymslu á skjölum. Með hefðbundnum undirskriftum þarf að geyma afrit af skjölum í skjalaskáp eða kassa, sem þarf að skipuleggja og tileinka pláss. Með rafrænni undirskriftagátt er hins vegar hægt að geyma öll undirrituð skjöl á öruggum vettvangi á netinu og nálgast þau hvar og hvenær sem er með öruggri auðkenningu. Þetta útilokar ekki aðeins þörfina fyrir geymslu, heldur dregur einnig úr hættu á að skjöl glatist eða skemmist. Rafrænar undirskriftir auka skilvirkni fyrirtækja með því að draga úr þeim tíma sem þarf til að undirrita og vinna skjöl. Með þeim geta allir aðilar lokið ferlinu fjarstýrt og í rauntíma, án þess að mæta á persónulega fundi. Þannig sparast tími og orka við að ferðast til og frá undirritunarstað. Þessi áhrif draga einnig úr kolefnisfótspori þar sem fólk þarf ekki að nota samgöngumáta til að nálgast skjöl. Ennfremur einfalda rafrænar undirskriftir undirritunarferlið í heild og dregur þannig úr líkum á villum og mistökum. Með hefðbundnum undirskriftum er ekki óalgengt að skjöl týnist eða fari í ranga geymslu, sem leiðir til tafa og aukinnar sóunar. Rafrænar undirskriftir bjóða hins vegar upp á öruggari og skipulagðari valkost þar sem skjöl eru geymd á miðlægum stað sem er aðeins aðgengilegur aðilum sem hlut eiga að máli. Þetta dregur úr möguleikum á villum og mistökum, auk þess að bæta öruggi gagnanna. En rafrænar undirskriftir geta líka hjálpað fyrirtækjum að draga úr kostnaði. Með því að útrýma þörfinni fyrir prentun, póstsendingum og geymslu skjala geta rafrænar undirskriftir dregið verulega úr kostnaði og bætt heildar skilvirkni. Með því að auka skilvirkni og draga úr sóun eru rafrænar undirskriftir frábær leið til að hjálpa fyrirtækjum að auka framleiðni á sama tíma og þau draga úr umhverfisáhrifum. Það er því ljóst að rafræn undirskriftartækni hefur veruleg áhrif á umhverfið. Tæknin dregur úr pappírsnotkun og kolefnislosun, styður við sjálfbærni og stuðlar að ábyrgri auðlindanotkun. Valið um að færa sig yfir í rafrænar undirskriftir er ekki bara spurning um þægindi og skilvirkni, heldur er þetta líka tækifæri til að styðja við og vernda umhverfið. Með því að tileinka okkur þessa tækni getum við hjálpað til við að skapa sjálfbærari framtíð fyrir okkur sjálf og komandi kynslóðir. Það þarf ekki að höggva tré til að undirrita skjal. Höfundur er markaðs- og samskiptastjóri Dokobit.
Samfylkingin hafnar einkavæðingu í skólakerfinu Arnór Heiðar Benónýsson,Anna María Jónsdóttir Skoðun
Skoðun Rödd mannréttinda, jöfnuðar og jafnréttis þarf að hljóma á Alþingi Þuríður Harpa Sigurðardóttir skrifar
Skoðun Af hverju er nauðsyn að fá Sósíalista inn á þing og í næstu ríkisstjórn? Ólafur H. Ólafsson skrifar
Skoðun Geðveikir frasar – en það þarf að vera plan! Ragna Sigurðardóttir,Sigurþóra Bergsdóttir skrifar
Skoðun Þarf Ábyrg framtíð 14,1% til að komast í kappræður Heimildarinnar? Jóhannes Loftsson skrifar
Skoðun Samfylkingin hafnar einkavæðingu í skólakerfinu Arnór Heiðar Benónýsson,Anna María Jónsdóttir skrifar
Skoðun Nándarhryðjuverk er mannréttindabrot sem fær lítil viðbrögð frá samfélaginu Birna Sól Daníelsdóttir, Helga Benediktsdóttir,Telma Lísa Elmarsdóttir skrifar
Skoðun Willum Þór – fyrir konur Heiðdís Geirsdóttir,Halla Karen Kristjánsdóttir,Hjördís Guðný Guðmundsdóttir skrifar
Samfylkingin hafnar einkavæðingu í skólakerfinu Arnór Heiðar Benónýsson,Anna María Jónsdóttir Skoðun